Sílící trend digitalizace, který prostupuje všemi odvětvími, přináší řadu sofistikovaných nástrojů a řešení, jež mění zavedené postupy ve firmách. Jedním z nich je také digitální archiv, který se za vás postará jak o bezpečné uložení všech dokumentů, tak zajistí přehledný systém a integraci dat. Jaké hlavní výhody může přinést vaší firmě?
1. Firemní data v bezpečí
Na rozdíl od vytištěných dokumentů lze digitální data snadno zálohovat a chránit před ztrátou či poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození způsobené časem – informace zůstávají čitelné a přehledné. „Profesionální digitální archivy mají pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, jež zaručí, že k dokumentům mají přístup pouze oprávněné osoby. Jsou tak dostatečně chráněny, navíc přesně také víte, kdo a kdy do jakých dokumentů nahlížel,“ vysvětluje Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, která se na digitalizaci dokumentů specializuje.
2. V souladu s platnou legislativou
Povinná doba archivace se podle jednotlivých typů dokumentů liší. Obecně nejdéle jsou společnosti povinné uchovávat dokumenty personálního oddělení, a to například mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění. Právě u těch je nezbytná archivace po dobu 45 let. Výjimku představuje pouze situace, kdy zaměstnanec pobírá starobní důchod – tehdy se lhůta zkracuje na 10 let. V ostatních případech je však 45letá archivace nezbytností, proto by pro vás měl být kvalitní archivační systém prioritou. Martin Plevka ze společnosti Software602 upozorňuje také na to, že digitální archiv s aktivní péčí zajistí, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v průběhu let měnit na základě úprav zákona.
3. Nízká chybovost a úbytek rutinních postupů
„Přehledný systém a integrace dat vám pomůže zvýšit efektivitu všech pracovních úkonů. Například díky využití metadat či fulltextového vyhledávání bude zpětné dohledání dokumentu, které může v případě fyzického archivu zabrat spoustu času, otázkou několika málo vteřin,“ říká Martin Plevka. Podle něj tak dojde ke snížení počtu rutinních úloh, jež umožní další rozvoj zaměstnanců i firmy. Odpadá také nutnost dokumenty tisknout a ukládat v externích skladech, čímž výrazně snížíte další nutné náklady.
Základní podmínkou pro úspěšný přechod na digitální archiv ovšem je, že na samotném vstupu stojí digitální dokument. Tedy digitální dokument, který vznikl digitálně, byl elektronicky podepsán a obsahuje či jsou k němu přiřazena odpovídající popisná metadata. S tím, jak správně vytvořit digitální dokument, zajistit jeho správný podpis pro zajištění právní jistoty a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoci nejrůznější aplikace a software.