Připravit business akci je věc náročná na organizaci i na splnění mnoha parametrů. Proto se vyplatí mít předem vše promyšleno a připravit si check-list, v němž si budete odškrtávat splněné položky.
Kapacita prostor
Jistě víte, kolik hostů budete na svou akci zvát a kolik jich reálně přijede. Je tedy třeba hledat dostatečně velké konferenční prostory. A nejde jen o sál, kde se bude konference či prezentace odehrávat. Ujistěte se, že jsou zde upravené toalety nebo že vystupující budou mít k dispozici vhodné prostory v zázemí. V Plzni toto vše splňuje hotel Courtyard by Marriott.
Poloha hraje významnou roli
Uspořádat business akci hluboko v lesích může být romantické a lákavé, ale určitě tím část návštěvníků odradíte. Vybírejte proto vždy raději lokalitu, která je pro většinu účastníků dostupná a pohodlná. Jak rychle se sem dostanou autem? Jak daleko je nádraží a staví tu rychlíky a mezinárodní expresy? Dostanou se sem místní hromadnou dopravou? Hotel Courtyard by Marriott leží přímo u hlavní dopravní tepny, pár kroků od centrálního náměstí a v dochozí vzdálenosti od Hlavního nádraží.
Prověřte technické vybavení
Zajistěte, že konferenční prostor disponuje potřebným technickým vybavením, jako jsou projektory, obrazovky, zvukový systém, Wi-Fi a podobně. Nezapomeňte se domluvit na technické podpoře během celé vaší akce. Chcete, aby účastníci používali vlastní počítače? Pak pamatujte také na to, aby se mohli snadno připojit k elektřině.
Pamatujte na infrastrukturu
Mnoho účastníků jistě přijede auty. Budou mít kde zaparkovat? To je věc, která může hrát v celkovém dojmu z vaší akce velmi významnou roli. A pokud je akce vícedenní nebo se může protáhnout do večerních hodin, budou mít kde pohodlně přenocovat? Hotel Courtyard by Marriott nabízí ubytování pro korporátní klientelu opravdu na úrovni. Navíc poskytuje věrnostní program Marriott Bonvoy.
Zajistěte také, aby byl sál přístupný pro osoby s omezenou schopností pohybu.
Nezapomeňte na zázemí
Zajistěte, aby byly k dispozici dostatečné místnosti pro workshopy, setkání a odpočinek. Nezapomeňte ani na catering, coffee-breaky a stravování. Není příliš vhodné, pokud se účastníci musejí přesouvat do jiného objektu, stejně jako se nedoporučuje, aby konzumovali oběd v konferenčním sále. Hotelová restaurace Pils’n’Grill v hotelu Marriott sousedí s konferenčními sály a nabízí unikátní kombinaci sezónních specialit, mezinárodních lahůdek a samozřejmě té nejlepší české kuchyně.
Možnost změn
I sebelépe naplánovaná akce se může těsně před začátkem nebo v průběhu měnit. Bude možné flexibilně přizpůsobit konferenční prostor novým požadavkům? V hotelu Marriott vám ochotně vyjdou vstříc!
Finanční stránka
Posuďte náklady na pronájem prostoru a případné dodatečné poplatky na straně jedné a poskytované služby na straně druhé. Nejlevnější řešení nebývá vždy nejvýhodnější a dokonce vám může zkazit reputaci, takže nakonec místo přínosů budete sčítat ztráty.
Ověřené recenze a reference
Vyplatí se důkladně pročíst recenze a zkušenosti organizátorů jiných akcí.
Bezpečnost
Zajistěte, že prostor splňuje bezpečnostní normy a má vhodné opatření pro krizový management.
Rezervace a termíny
Ujistěte se, že vybraný konferenční prostor je dostupný v termínu, který vy poptáváte a rezervaci vyřiďte v dostatečném předstihu.
Vyžijte služeb luxusního hotelu v centru Plzně
Plánujete-li konferenci, obchodní prezentaci nebo jen ubytování pro významné hosty vaší firmy, je hotel Courtyard by Marriott Pilsen ideálním řešením. Kromě špičkových služeb poskytuje i výhled na památky či do Mlýnské strouhy, jednoho z nejkrásnějších míst ve městě.
