„Digitalizace není povinnost, ale představuje možnost, jak pružně reagovat na aktuální trendy. Firmy ji volí jak kvůli zvýšení efektivity práce, tak kvůli úspoře času a především peněz,“ uvádí Jiří Pour, zakladatel advokátní kanceláře coLEGAL, jenž se ve své praxi zaměřuje na občanské a obchodní právo. Trend digitalizace podpořený novelou zákoníku práce pomáhá změnit zavedené postupy ve firmách, snížit počet rutinních úloh, a naopak zlepšit produktivitu.
Méně administrativy
Možnost uzavírat pracovní smlouvy elektronickou formou, digitalizovat platové výměry nebo dohody o odpovědnosti ušetří firmám i samotným zaměstnancům velké množství času. Například nebude nutné čekat na fyzickou přítomnost osoby s oprávněním podepisovat dokumenty, stejně tak zaměstnanci pracující z domova nebudou muset kvůli podpisům cestovat do kanceláře. „Značné úspory času a nákladů tak mohou dosáhnout především firmy, které mají v České republice více poboček nebo mají své matky v zahraničí,“ zdůrazňuje Martin Vondrouš, Senior Business Development Manager ve společnosti Software602. Upozorňuje také, že převedení pracovněprávních dokumentů do elektronické podoby umožňuje digitalizovat celý životní cyklus těchto dokladů – od jejich vytvoření a podepsání elektronickým podpisem, přes elektronické doručování až po archivaci dokumentů a následnou skartaci po uplynutí skartační lhůty.
Efektivní využití elektronického podpisu
Aby mohl zaměstnavatel komunikovat se zaměstnanci plně elektronickou cestou, je na straně zaměstnance nezbytný chytrý telefon a počítač. V případě zaměstnavatele je pak nutná platforma, jako například Sofa od Software602, která pokrývá veškeré procesní řízení digitálního HR včetně elektronického podepisování dokumentů v souladu s platnou legislativou.
Zatímco zaměstnavatel potřebuje kvalifikovaný elektronicky podpis, zaměstnanec může používat zaručený podpis. Obě strany mohou pro elektronické doručování používat vlastní datovou schránku. Pokud ji zaměstnanec nemá, potřebuje vlastní soukromou e-mailovou schránku a optimálně také internetové bankovnictví včetně bankovní identity. Pro zaměstnavatele je dále nezbytný profesionální digitální archiv, kde budou dokumenty bezpečně uloženy a po uplynutí skartační lhůty skartovány. Takový archiv by měl ideálně disponovat také aktivní péčí nad dokumenty, která automaticky zajistí jejich platnost i po letech. Navíc v něm vyhledáte jakýkoliv dokument třeba i po dvaceti letech za několik sekund.
Vše na jednom místě
Profesionální portál HR Point vyvinutý společností Software602 umožňuje propojení s cloudovým digitálním archivem. Zaměstnancům i zaměstnavatelům jsou na něm dostupné všechny potřebné informace a dokumenty. Portál HR Point staví na propojení cloudové aplikace Sofa s aplikací Teams ze sady Microsoft 365 a podporuje všechny agendy související s HR. Díky tomu pomáhá pracovníkům personálního oddělení zefektivnit jednotlivé procesy – od náboru až po nástup zaměstnanců. Lze ho přizpůsobit konkrétnímu zaměstnavateli na míru a také jej postupně implementovat ve více fázích podle priorit. „Největší zájem je aktuálně o digitalizaci procesu onboardingu, kterým personalisté tráví obecně nejvíce času,“ dodává Martin Vondrouš.