Asi každý v životě pořádal nějakou akci. Oslavu s přáteli, firemní večírek nebo svatbu. Každý, kdo si to zkusil, ví, že dovést akci od prvotní představy a nápadu do úspěšného konce není vůbec lehký úkol. Svěřit se do rukou profesionálů je nejen správné rozhodnutí, ale pochopíte, že když dva dělají totéž, není to totéž.
Kdo jsou dvě blondýny a Agentura Rubio?
Před rokem 2012 měla každá svoji práci a obě pořádaly menší eventy. Šárka pro společnost YFA a Káča pro Prague Business Club. Ani ve snu neplánovaly zakládat firmu, natož to, jak Agentura Rubio vypadá dnes. Šárka v roce 2012 porodila první dítě a Káča po 5 letech opustila klub podnikatelů a přemýšlela, co bude dál. Kdy jindy než teď se tedy vydat vlastní cestou a založit malou eventovou agenturu a ve volném čase si střihnout menší akce či oslavy.
První, co bylo důležité, bylo vymyslet název firmy. Šárka i Káča jsou dvě blondýny a to ve španělštině lze přeložit jako „duo rubio“. Název byl na světě a po administrativním kolečku se zakládáním firmy se kolesa agentury začala rozbíhat.
Zorganizovaly si navzájem svatby, porodily další čtyři děti a z malých akcí a oslav se staly velké konference, golfové turnaje, mezinárodní setkání nebo mistrovství světa.
Agenturu Rubio dnes zosobňuje právě Šárka a Káča a za relizaci akcí ručí svým dobrým jménem.
„Nejsme korporát. S kůží na trh jdeme my sami.“ |
Jak vás napadlo jít do velkého světa eventového businessu?
Nemáme pocit, že jsme ve velkém eventovém businessu a ani to není naším cílem. Chceme dělat „velké“ akce svojí výjimečností, kvalitou a dopadem pro klienta. Nikoli velikostí odměny, počtem lidí nebo rozpočtem. To je pro nás druhořadé. Zároveň nás nikdy nebavilo, když byl někdo odrazován z jeho nápadů slovy, že to je nemožné. Snažíme se splnit vždy maximum požadavků a klientovi jeho vysněný event doručit, i když se zpočátku zdá „nerealizovatelný“.
Nikdy jsme ani neplánovaly stvořit eventovou agenturu s takovým počtem a velikostí eventů ročně. Chtěly jsme jen částečně najít seberealizaci mezi kojením a uspáváním dětí.
Ale jak tomu bývá, „člověk míní, život mění“ … a naprosto přirozenou cestou se stalo to, že tvoříme akce, za které dostáváme ocenění u renomované České Eventové Asociace a stojíme tak bok po boku těch největších mezinárodních eventových agentur v zemi.
Šárka je typický operativec, povahově organizační typ a opravdu poctivý perfekcionista. Žije teď a tady. Zatímco Káča je více kreativec a snaží se připravit na všechny možné scénáře.
„Chceme vidět za všechny rohy a mít řešení.“ |
Kolik akcí jste už zrealizovaly?
V průměru pořádáme 3 akce do měsíce, což za těch 12 let existence je přes 400 akcí. Všechny akce ve fázi jednání s klientem, první kreativy a řízení projektu začínáme ve dvou. Postupně podle potřeby tvoříme tým skvělých profesionálů, se kterými vdechneme akci život.
Foto: Mirek Žebrák
Jaké akce byly největší?
Definitivně organizace letecké akrobatické soutěže s nejlepšími piloty světa pro více než 5 000 lidí v Praze Letňanech. Následovalo několik ročníků největší kybernetické konference CPX, které se zúčastnilo přes tisíc lidí a v těsném závěsu mezinárodní konference světové organizace pro předškolní vzdělávání pro 800 lidí, která trvala celý týden.
Jaká nejnáročnější?
Mezinárodní oslava klienta na Pražském hradě k příležitosti 30. výročí existence. Klient kladl velký důraz na detail. Během dvou dnů jsme zrealizovaly event v Katedrále sv. Víta a zároveň galavečer ve Španělském sále. Následovala párty v klubu Roxy. Bylo to vlastně několik akcí pro stovky lidí v jeden den. Byl to i nejdéle připravovaný event, jaký jsme kdy měly. Přípravami jsme strávily intenzivních 7 měsíců.
Vzhledem k místu akce - Pražský hrad, byly přípravy náročné i z hlediska logistiky. Bylo to jako trychtýř s úzkým hrdlem. Museli jsme mít vše perfektně načasované a správně nahlášené Správě Pražského hradu, která dbá na bezpečnost celého prostoru.
Jaká nejvíce unikátní?
Nejvíce unikátní byla asi loňská Cyber Security konference CPX. Kybernetická bezpečnost a IT obecně je obor, který není úplně sexy a hlavně se konají desítky různých IT konferencí ročně. Klient si přál udělat konferenci jinak a vystoupit z řady šedého průměru. To byla pro nás skutečně velká výzva. Byla to zároveň výroční konference s oslavou 30 let založení mezinárodní firmy, která mimochodem vymyslela první firewall na světě. Potřebovali jsme silnou kreativu, skvěle postavený scénář a „sázet“ wow momenty v pravý okamžik návštěvníkům.
Jeden velký přebíjet ještě větším. A povedlo se to. Podařil se nám husarský kousek, utajit prvního moderátora. Všichni věděli, že moderovat bude Leoš Mareš, který má talent na improvizaci, profesionalitu a situační humor. Leoš je symbolem doby, kdy vznikl internet (před 30 lety pozn. redakce). Pro Leoše je internet součást živobytí. Akce začínala ve tmě, které přecházelo do šera a mlhy na obřím pódiu ve tvaru loga firmy, pro kterou jsme akci organizovali. Bylo ticho a najednou v uličce mezi téměř tisícovkou návštěvníků procházela tmavá postava. Nikdo netušil, kdo to je. Z reproduktorů se ozval jeho hlas, který byl každému velmi povědomý. Byl to Alexander Hemala, který symbolizoval dobu právě před internetem. Používal slova, kterými uspával dnešní 40-50tníky jako děti ke spánku. Byl to neuvěřitelný moment, který přenesl většinu dnešních manažerů (návštěvníků konference) do dětských let. Později došlo k předání moderátorského žezla Leošovi a celá akce gradovala dále.
„Baví nás, když nám dá klient volnou ruku.“ |
Jak se vlastně hodnotí úspěch akce?
Nejdůležitější je klient. Ten, co nám zadává práci a my ji pro něj realizujeme.
Pokud je spokojený klient, tak je vše vpořádku. Pro nás je to ale mnohem více.
- Náš vlastní, často velmi kritický pocit z akce.
- Klientovi první dojmy.
- První dojmy návštěvníků.
- Dotazníky - tvrdá data.
- Splněné cíle klienta (počet leadů, návštěvníků, měřitelná data, specifická zpětná vazba).
To vše tvoří a rozhoduje úspěšnost akce. Je to mix tvrdých dat a pocitů. Oboje je nesmírně důležité. Je to jako s jídlem. Jíme nejen ústy, ale taky očima. Krásně vypadající jídlo ještě nutně nemusí znamenat chutné jídlo a naopak. Na dobré akci potřebujeme a vyžadujeme obojí.
Snažíme se překonávat sami sebe a v případě každoročně se opakujících konferencí to není vůbec lehká disciplína. Naší další zásadou je jít vždy o krok dále, než klient očekává.
Foto: Oldřich Drnec
Co je pro vás největší odměna?
Člověk samozřejmé podniká za účelem zisku, aby nemusel pracovat v korporátu a mohl se realizovat tak, jak chce on, a ne jak to chce někdo jiný. Pro nás je hlavní a největší odměnou spokojený klient, který má ideálně otevřená ústa v první moment, když přijde na akci. Dále pak zpětná vazba návštěvníků, svoboda a důvěra od klienta, se kterou můžeme volně tvořit..
Poslední minutou akce máte „padla“? Nebo něco ještě následuje?
Absolutně vůbec. Pak začíná bourání toho, co jste několik měsíců tvrdou dřinou připravovali. Finální papírování, vyúčtování od dodavatelů a fakturace klientovi. Důležitou součástí každé akce by mělo být vyhodnocení akce, co nejčerstvější zpětné vazby od klienta (tzv. Debrief - pozn. redakce) a po akci probrat s interním týmem, co bylo dobré a kde máme prostor pro zlepšení.
Jak si vybíráte eventy a ty, se kterými spolupracujete?
Naše zásada je si nevybírat a nevzdávat žádnou hozenou rukavici, nezastavit se před jakoukoli výzvou. Event nás musí oslovit, bavit a chceme si být samy jisty, že jej dokážeme doručit na 100 % kvalitně.
Stal se vám nějaký „fuck-up“?
Ano stal. A ne jeden.
Jednou si klient trval na tom, že zvací proces bude mít na starost jeho zaměstnanec.
My jsme uspořádali nádhernou akci na zámečku u Liberce a když akce začala … nikdo nepřišel. Byli jsme tam pouze my a lidé od klienta. Byl to velmi zajímavý moment uvědomění, že občas je dobré event svěřit jednomu subjektu od A-Z, který za něj také nese odpovědnost.
„Každý event je ten nejdůležitější.“ |
Kam se chcete Agenturu Rubio směřovat?
Chceme být přesně tím, čím jsme. Naše strategie je být malou „rodinnou“ agenturou, která dělá svoji práci jinak. Daleko lépe než jsou nastavená očekávání klienta a při každé další zakázce překračovat svůj vlastní stín.
„Naším cílem není být velkou agenturou. Naším cílem je dělat eventy „velké“ kvalitou.“ |
Pokud by vás někdo chtěl oslovit, kde vás může najít?
Nejjednodušší je nám napsat nebo zavolat. Vše najdete na našich stránkach: www.rubio.cz.
Foto: Zosia Burska
Co byste vzkázaly čtenářům závěrem?
Event, akce – jakkoli to chceme nazývat, bývá ve většině případů obrovská spousta práce. To, co vidí návštěvník, je pouze špička ledovce. Pět až deset procent celého úsilí. Bývají to velká očekávání, dny, měsíce tvrdé dřiny a nakonec o výsledku rozhodne pár okamžiků … a je to celé pryč.
Event je naživo. Žádný event se nedá „opravit“ nebo udělat na druhý pokus. Nedá se zopakovat. Každý event je unikátní jako divadelní představení. I když děláte reprízu, je pokaždé jiná.
„Event je jako divadelní představení. Unikátní okamžik. Naživo. Nedá se už nikdy zopakovat. Nemáte druhou šanci. Buď ho uděláte skvěle, nebo ne. Nic mezi.“ |
Jakkoli se může i malá akce zdát jednoduchou v myšlenkách, v realitě často narazíte na řadu úskalí. Každému doporučujeme, ať si organizaci eventu vyzkouší sám a potom s agenturou. Dokáže pak více ocenit práci profesionálů. Svůj vlastní čas a energii může soustředit tam, kde ho to baví a kde má talent.
Foto: Archiv
