Startup Signi v současnosti působí na českém, slovenském a maďarském trhu, má přes 20 stálých zaměstnanců a 700 firemních klientů. A také odvážné plány na další růst, a to včetně expanze do dalších evropských zemí.
Když se řekne digitalizace, řadě lidí se vybaví hlavně elektronický podpis. A pak taky, že je digitalizace složitá. Stojí hodně nervů i peněz. Navíc si lidé špatně zvykají na změnu. Proto se dnes ptáme právě Ondřeje Synovce, výkonného ředitele Signi, jak je to s elektronickým podpisem a digitalizací ve skutečnosti. Opravdu digitalizace představuje složitý a závažný úkol, před kterým dnes stojí majitelé firem? Kde končí mýty a začíná realita?
Ondřeji, co si máme představit pod pojmem digitalizace a jak s digitalizací souvisí elektronický podpis?
O digitalizaci dnes slyšíme doslova na každém rohu. Každý by digitalizovat chtěl, ale málokdo ví, jak na to. Nejprve je potřeba si uvědomit, že digitalizace není jen převod papírových dokumentů do digitální podoby, ale celková změna uvažování firem, kdy původní papírové agendy jsou převáděny do digitální podoby.
Elektronický podpis tvoří část digitálních dokumentů a procesů. Dokument k podpisu musí někdo vytvořit, rozeslat na příslušné podepisující strany, pohlídat schvalování a podepisování dokumentu a také zajistit jeho bezpečnou archivaci. V běžné praxi tyto procesy zajišťuje často i několik lidí v jedné firmě. S digitalizovanou agendou tato rutinní práce z velké části přechází z člověka na automatizovanou aplikaci.
Když se vrátíme k technické podstatě věci: jak vypadá moderní elektronický podpis?
Evropská legislativa eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce, a to jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu, která konkrétní osoba používá k podepisování.
Dnešní elektronický podpis má několik úrovní, všechny jsou bezpečné i právně závazné. Podepisovat můžete prostým elektronickým podpisem, ten kombinuje SMS ověření a dynamický biometrický podpis. Zaručený elektronický podpis využijete všude, kde předem neznáte identitu podepisujícího: tento podpis se pojí s unikátním certifikátem, pomocí kterého lze jednoznačně určit identitu podepisujícího.
Nejvyšší úrovní elektronického podpisu je uznávaný nebo také kvalifikovaný podpis, který jako jediný uznávají veřejné instituce nebo státní správa. Někdy jej také přikazují pravidla v korporátních firmách. Kvalifikovaný podpis je svázaný s kvalifikovaným certifikátem, který vydává pouze certifikační autorita. Ovšem na podpis drtivé většiny firemních dokumentů (až 95 %) vám bohatě stačí prostý elektronický podpis.
„Elektronický podpis zjednodušuje firemní procesy. Není to jen substituce papírových smluv.“ |
Proč je elektronické podepisování a digitalizace sama o sobě pro firmy tak důležitá?
Dnes ještě zcela nevíme, co a jak se bude v budoucnu digitalizovat. Nicméně společnost jako taková se dlouhodobě čím dál víc otáčí do digitálního fungování. Dělat věci online je trend, a to nejen u nejmladší generace. Situace během covidu toto směrování ještě umocnila a celý proces digitalizace urychlila. Kdo se dnes pustí do digitalizace, bude mít za 3-5 let obrovskou konkurenční výhodu.
Vzrůstající množství dokumentů, které jsou podepsány elektronicky, výrazně šetří přírodu. Jen za poslední rok se přes Signi podepsalo více než 200 000 firemních dokumentů. A firmy díky tomu vytiskly o téměř 205 kilometrů papíru méně. Což zhruba odpovídá roli papíru, kterou byste vinuli po cestě z Prahy do Brna.
Elektronické podepisování a digitalizace firemních procesů se také významně podílí na snižování nákladů firmy. A to jak materiálních, kdy šetříte za provoz tiskových řešení, tak personálních a časových. Když je proces dobře digitalizovaný, nemusí se tolik lidí zabývat rutinními činnostmi. Méně práce se rovná méně pracovníků. A více času na práci, z níž bude vaše firma profitovat. Jednoduchá matematika.
Jen pro zajímavost: Jak dlouho tedy trvá podepsání a schválení dokumentu, pokud má firma tyto procesy digitalizované?
To záleží samozřejmě na mnoha faktorech. Nicméně z našich interních statistik vyplývá, že průměrný čas potřebný na vytvoření, zprocesování, podepsání a odeslání dokumentu odpovídá zhruba 9 minutám. Co se týká samotného digitálního podepisování, tak 75 % dokumentů, které jsou přes Signi uzavřeny, je podepsáno do 24 hodin, a to všemi podepisujícími stranami. To mi přijde vážně skvělé. Když si vzpomenu, jak dlouho kolikrát kolují papírové dokumenty po firmě, než se dočkají všech potřebných schválení a podpisů.
V souvislosti s digitalizací a elektronickým podpisem se také často skloňuje slovo bezpečnost. Stále přetrvává lehká nedůvěra v online prostředí. Máme se při digitálním podepisování bát?
Určitě ne. Signi, stejně jako každý jiný poskytovatel elektronického podepisování, musí splňovat nejvyšší bezpečnostní standardy. Ať už jde o bezpečnost samotných dokumentů, nebo o bezpečnost prostředí, v němž se dokumenty podepisují. Elektronický podpis dokumentu probíhá v kontrolovaném prostředí zabezpečené aplikace. Průběh podepisování zachycují detailní logy a vzniká podrobná auditní stopa.
Dáváme si záležet také na bezpečném zamykání dokumentů. Probíhá pomocí kvalifikované elektronické pečeti. Každý uzavřený a zapečetěný dokument potvrzuje kvalifikované časové razítko, které bezpečně zaznamená čas uzavření dokumentu u nezávislé certifikační autority.
Nepřetržitě monitorujeme procesy, na kterých aplikace běží, pravidelně provádíme penetrační a zátěžové testy. Získali jsme ISO certifikace 27001 a 270017. Citlivá data v našich databázích šifrujeme, je proto zcela vyloučeno, že by se k nim dostal někdo nepovolaný.
Elektronická pečeť a kvalifikované časové razítko zajistí nezměnitelnost dokumentu v čase. Podpisy jednotlivých podepisujících se zaznamenávají včetně mnoha údajů, které tvoří tzv. auditní stopu. Čas uzavření dokumentu je ověřen kvalifikovaným časovým razítkem od nezávislé certifikační autority, a to přesně dle požadavků eIDAS. Elektronická pečeť zaručuje jak neoddělitelnost podpisu od dokumentu, tak nezměnitelnost dokumentu v čase. Integrita dokumentu tak zůstává zachována za všech okolností a váš elektronický dokument je platný po desítky let. |
Pro ověření identity už nemusíte na úřady, ani na poštu
Díky vzdálenému ověření identity podepisujícího máte jistotu, že dokument vždy podepíše ta správná osoba. Ověřit totožnost na dálku lze několika způsoby. Jednou možností je kombinace několika metod. Např. doložením dokladů totožnosti, ověřením živosti, selfie nebo provedením mikroplatby, což probíhá přímo v zabezpečeném prostředí aplikace.
Čím dál populárnější je také ověření totožnosti pomocí BankID. Toto ověřování pracuje s již jednou ověřenou bankovní identitou podepisujícího. BankID má v České republice každý, kdo vlastní účet v některé z bank, které funkci bankovní identity podporují, a využívá internetové bankovnictví.
Pro elektronický podpis musím na poštu. To předpokládám už dávno nebude jediná cesta. Jak složité je tedy integrovat elektronické podepisování do stávajících firemních systémů?
Máte úplnou pravdu. I když se pohybujeme ve segmentu IT, tak zrovna zavedení elektronického podpisu do interních systému není běh na dlouhou trať. Signi umíme integrovat v řádu dnů. Máme hotové a dokumentované API i konektory pro různé typy CRM, DMS i ERP systémů. A na tu poštu, na tu skutečně nemusíte. Stačí vám jakékoli chytré zařízení, mobil nebo tablet a podepisujete. Jak rád říkám: právně správně.
Když má Signi tak dobře našlápnuto, co plánujete na nejbližší období?
Kromě českého trhu působí Signi také na Slovensku a v Maďarsku. V roce 2024 chystáme expanzi do několika dalších evropských zemí. Rozhodujeme se mezi Itálií, Španělskem, případně některé z balkánských zemí, zřejmě Chorvatsko. Mým dlouhodobým cílem je stát se jedničkou na evropském trhu a já i celý tým Signi pro to uděláme maximum. Protože jen tak se mohu podílet na tom, že budoucnost firem bude digitální a bez papírů.
