Proč je digitální transformace důležitá, co zahrnuje a proč by se výrobní společnosti měly do digitalizace pustit, vysvětluje v rozhovoru Lenka Michalská. Její tým pomáhá digitalizovat nejen výrobní firmy prostřednictvím produktového katalogu WisePorter.
Jak vidíte stav digitalizace ve výrobních firmách v porovnání s jinými obory?
Ve většině oborů přinesl velký posun v digitalizaci covid a to tím, že nedal na výběr. Najednou digitalizaci nešlo odkládat někdy do budoucna, stala se životní nutností a zásadní posuny se odehrávaly doslova v řádu dní.
A my si na to zvykli jako na nový standard. Na to, že najednou existují čistě online banky bez jediné fyzické pobočky. Že nakupujeme online, a to nejen knihy nebo nový telefon, ale už i oblečení, boty a potraviny. Zvykli jsme si na doručení do druhého dne, nebo dokonce do tří hodin, i na stejně jednoduché vrácení zboží.
Kromě obsluhy zákazníka čistě online se digitalizují i interní procesy. Díky nim lidé pracují z domova, méně se tisknou papírové dokumenty, kdekoliv je možné rutinní úkony nahradit strojem, nastupuje robotizace. A dokonce i v krocích, které jsou tvůrčí a vyžadují živého člověka, se ve stále větší míře začíná využívat AI.
Výrobní firmy nejsou z principu jiné, vše výše uvedené by pro ně mohlo platit bez rozdílu. Ale neplatí. Samozřejmě nechci paušalizovat, ale rezistenci proti podobným inovacím, která je u výrobních firem viditelně větší než v jiných oborech, přehlédnout nejde.
Proč si myslíte, že tomu tak je?
Pominu teď výrobní firmy, které vznikly až v posledních letech, obvykle různé startupy, které se na trhu uchytily a vyrostly. U nich je to samozřejmě přesně obráceně. Tyto firmy od začátku stavějí právě na technologiích, inovacích, automatizují v maximální míře, kterou si mohou finančně dovolit. Jen to je strategie, která jim umožňuje rychle získávat pozice na trhu, otevírat nové trhy v zahraničí, rychle nabírat partnery například z oblasti logistiky.
Většina výrobních firem jsou ale společnosti s desítkami let historie, často přímo rodinné firmy. Základem je nějaké řemeslo, zaběhané postupy a procesy, které vždycky fungovaly a přinášely úspěch. Klíčoví lidé jsou na svých pozicích dlouhá léta, mají know-how, jsou si jistí. A jen velmi neradi mění jistotu za nejistotu.
Běžná věc, kterou ve spolupráci s výrobními firmami vidíme, je jakási bariéra mezi plány a záměry managementu a mezi realitou v samotné výrobě. Vedení firmy naplánuje modernizační a transformační projekt. Vloží do něj rok až dva času a spoustu peněz. Ty peníze obvykle citelně chybějí jinde, například v náboru, vybavení a podobně. Ale management si uvědomuje, že do budoucnosti je potřeba investovat, jinak firmě ujede vlak.
Na konci celého úsilí, když se vše má nasadit do praxe a přinést výsledky, narazí. V kanceláři o dvě patra níž jeden z těch klíčových lidí hrdě plácne rukou na stěnu nad stolem se slovy: „Co ti mi budou povídat … já mám svou nástěnku a co je na ní, na to se můžu spolehnout.“ A vedení s ním nehne, protože je nepostradatelný.
Pokud na něj zatlačí, hrozí výpovědí, nebo novoty sice začne používat, z donucení, ale tak, že mu nijak nepomohou. Místo aby například nový software využil a usnadnil si práci, jede přes den, jak byl zvyklý, a večer pak tedy ještě vše navíc překlepe do počítače, když to po něm ti nahoře chtějí. Místo aby mu digitalizace pomohla, jen mu přidělává práci. Pro něj jasný důkaz, že měl zase pravdu.
A management po půl roce vyhodnotí efekt investice a s překvapením také zjišťuje, že je buď žádný, nebo se čísla dokonce zhoršila. Digitální transformace tedy nefunguje. Zas jen další černá díra na peníze.
Co tedy doporučujete?
Digitální transformace samozřejmě funguje. Vidíme to každý den, na všech oborech, ve výrobě není žádný rozdíl. Důkazem jsou ty výrobní firmy, co vznikly v posledních letech a právě maximální využívání moderních technologií jim dává obrovskou konkurenční výhodu.
Ten člověk z výroby popsaný výše většinou má kromě své nástěnky, na které má všechno, i několik dalších věcí. Stůl zavalený papíry. Šanony s objednávkami na polici. Telefon neustále zvonící kvůli reklamacím, urgencím, dotazům z výroby i prodeje. Má minimum času na cokoliv a je nepostradatelný. To je fajn pocit, dokud neonemocní nebo nechce dovolenou.
Pro nás je klíčem k úspěchu přesně pro tyto lidi zavalené rutinní prací najít takové pracovní postupy nebo nástroje, které jim od té rutiny uvolní ruce. Nejde vše připravovat dva roky někde bez nich, například pomocí externích konzultantů, a položit vše pak před ně jako hotovou věc. Tito klíčoví lidé se musí na návrhu přímo podílet, mít možnost si vyzkoušet prototypy, mít k nim připomínky. A musí postupně získat důvěru a zájem díky rychlým krokům, které brzy nesou viditelné výsledky.
Můžete to popsat nějak konkrétněji?
My jako firma vyvíjíme software z kategorie PIM, tedy Product Information Management. Je to softwarový nástroj pro efektivní správu informací o produktech, které firma vyrábí a prodává. Seznamy produktů, jejich parametry, obrázky, dokumenty a podobně. My navíc proti běžným PIM máme velmi pokročilou podporu například i cenotvorby a různých pravidel, která spoustu té rutiny udělají za vás.
Jak to může pomoci v běžném pracovním dni toho klíčového člověka, o kterém jsme mluvili?
Typická výrobní firma se dělí na celou řadu týmů. Zabývají se návrhem, výrobou, marketingem, prodejem, nakupují komponenty do výroby, řeší skladové zásoby, komunikují s obchodními partnery a distributory. Ti všichni potřebují vědět, jak vypadá aktuální produktová nabídka. A to existují i firmy, které tyto týmy mají v různých částech republiky, někdy dokonce na různých kontinentech.
Běžný stav je, že informace o produktech jsou v různém rozsahu v různých tabulkách nebo ERP systémech. V každé tabulce je něco, o každou tabulku se stará někdo jiný a různě dobře.
Výsledkem jsou neustálé požadavky na informace, čekání na ně, zpoždění. Pokud informace nejsou vždy správné, narůstá počet reklamací, vratek a podobně. A ten, u koho se to vše potkává, ten, komu všichni ti, kdo potřebují podklady, volají a u koho se scházejí reklamace a stížnosti, je obvykle právě ten náš klíčový člověk.
A teď si představte, že všechny tyto zúčastněné strany, a to nejen interní zaměstnanci, ale i externí dodavatelé, odběratelé, distributoři, dostanou k dispozici takový PIM. Jedno místo pravdy, kde všichni lidé s potřebným oprávněním okamžitě získají všechny informace, které potřebují, a to aktuální a správné.
Najednou přestanou vyzvánět telefony, sníží se počet reklamací, vše probíhá rychleji a hladce.
A jak jsme zmínili, netýká se to jen interních zaměstnanců. Stejně tak mohou i distributoři, partneři, zákazníci kdykoliv vidět, jaké zboží je k dispozici, za jakých podmínek. O kolik snazší je pak přidávat nové prodejní kanály.
Máte pocit, že to platí pro všechny typy zboží? Nebo jsou nějaké výjimky?
Tím kritériem je spíš velikost firmy a počet lidí, kteří musejí spolupracovat. Ale samozřejmě jsou rozdíly i mezi firmami podobné velikosti. Dám několik příkladů.
Čím více produktů máte nebo čím častěji se mění, tím více vám může jejich centrální evidence ušetřit práce a zmatků. Firma, která má dlouhodobě v nabídce třeba 100 položek, stále stejných, si pravděpodobně vystačí i s excelovskou tabulkou, nepotřebuje pokročilý software. Firma, která nabízí statisíce položek, už přínos pozná velmi výrazně.
Pokud produkty přímo vyrábíte, pomůže vám takový software řídit i postupný návrh a vývoj produktu. Pravděpodobně na něm spolupracuje víc týmů, někdo navrhne základní parametry, někdo doplní marketingové texty, fotky produktu, někdo doplní ceník nebo třeba volitelné příslušenství. Kolik zmatků a zpoždění nastává, pokud si vše budou týmy posílat mailem nebo sdílet v různých dokumentech? A kolik času ušetří, pokud všichni můžou spolupracovat na návrhu v jednom systému současně?
Samostatné téma je spolupráce s dodavateli. Pokud produkty nebo třeba komponenty nakupujete, vaše cenotvorba i produktové informace pravděpodobně závisí na tom, jaké podmínky a materiály vám poskytne dodavatel. Jeden dodavatel, dva, ale klidně také tisíc nebo víc. A opět, kolik času a lidské práce ušetří, pokud vám všechny tyto údaje nebudou posílat mailem, ale nahrají je rovnou do softwaru, který je automaticky vyhodnotí a zpracuje?
Takto by se dalo pokračovat hodně dlouho. Digitalizace, a v našem konkrétním případě digitalizace práce s produktovou nabídkou a cenotvorbou, dokáže při správném využití ušetřit obrovské množství času i peněz skutečně napříč všemi obory. Od výroby spotřební elektroniky přes módu, potraviny, výrobu a prodej léků až například po automobilový průmysl.
Jen je potřeba vědět, kudy do toho, aby z toho byl užitek v každodenním procesu, a ne další administrativní zátěž na konci dne.
Zajímá vás, jak dále může PIM systém pomoct výrobním firmám? Přečtěte si více na našem webu: wiseporter.cz/obory/vyroba.
