Jak poznáte, že je čas na digitalizaci personální agendy?
Promyslete si a projděte si náborový proces ve společnosti. Zkuste si říct, co vše musí personalista ve firmě zvládnout. Mezi hlavní činnosti patří hledání vhodných uchazečů. To ale zdaleka není vše, personalisté ve firmách často řeší firemní kulturu, personální branding nejen na sociálních sítích. Podepisují pracovní smlouvy, dokumenty spojené s GDPR, předávací protokoly. Vedou hodnotící pohovory zaměstnanců na konci zkušební doby, po jejich prvním roce ve firmě apod.
A to není vše, všechny dokumenty je potřeba pravidelně kontrolovat a aktualizovat a když se do toho všeho přidá zákonná povinnost evidence pracovní doby a celková evidence docházky zaměstnanců, je té administrativy najednou mnoho. Není poté divu, že se jen kupí papíry a šanony v archívu. Přitom je na trhu mnoho možností, jak personální procesy zefektivnit. Jednoduše zautomatizovat.
„Personalisté v práci denně tráví více než 30 minut neefektivně. To je v součtu více než 10 hodin měsíčně.“ průzkumu docházkového a HR systému Alveno.
Uvolněte ruce personalistům
Na trhu existuje mnoho systémů, které umožňují digitalizaci personální agendy. Ty nejlepší z nich pracují v cloudu, umožňují ukládat různé typy personálních dokumentů a mají moderní a jednoduché rozhraní, na které si zvyknete během několika vteřin. Zatímco některé HR systémy se při vytváření záznamů spoléhají na pevně stanovené hranice, jiné umožňují přizpůsobení a vytvoření vlastních dokumentů, například pomocí jednoduchého Drag & Drop systému.
Online šanony dostupné odkudkoliv a kdykoliv
Jednou z praktických funkcí současných HR systémů je možnost vytvářet online šanony. Namísto fyzického ukládání smluv je můžete jednoduše elektronicky založit do správného online šanonu a bezpečně uložit v cloudu. Cloudové systémy mají nespornou výhodu – ke svým datům máte přístup kdykoliv, ať už jste na služební cestě na druhém konci Republiky, nebo na home office. Navíc můžete díky cloudu umožnit zaměstnancům nahlížet do svého vlastního osobního spisu, což je také povinnost každého zaměstnavatele.
Moderní HR systém není jen o pracovních smlouvách
Většina personálních systémů umožňuje ukládat smlouvy, majetek a základní údaje o zaměstnancích, ale také rozšířit informace o zaměstnanci podle vlastních představ. Čísla bankovních účtů, kontaktní údaje rodinných příslušníků nebo velikosti pracovního oblečení můžete mít dostupné na jedno kliknutí. Rozšířená nastavení přístupu umožňují přiřadit přístup nebo náhled do konkrétních složek manažerům nebo oprávněným pracovníkům. Filtrování dat a možnost vyhledávání záznamů je pak samozřejmostí.
Pokročilejší HR systém vás navíc potěší dalšími praktickými funkcemi. Nejenže vás upozorní na konec zkušební doby nebo smlouvy na dobu určitou, připomene narozeniny nebo výročí zaměstnanců, ale pohlídá například termín revize pracovních strojů nebo konec platnosti dálniční známky firemního vozidla a upozorní nejen vás, ale i jeho řidiče.