Územní samosprávné celky, tedy obce, kraje a hlavní město Praha, zároveň vykázaly 97.698 zaměstnanců v průběhu roku a 78.345 úvazků. Personalistika úřadů proto není okrajová agenda, ale rozsáhlý systém pracovněprávních dokumentů, schvalování, podpisů, doručování a archivace. Jihočeský kraj patří mezi inovativní úřady, které se rozhodly tuto oblast převést do digitálních procesů.
Nové možnosti elektronického podepisování rozšiřuje i novela zákoníku práce. Pracovní smlouvu lze dnes s budoucím zaměstnancem podepsat elektronicky ještě před jeho nástupem. Uchazeč k tomu nepotřebuje vlastní certifikát ani přístup do interních systémů organizace. Stačí mu mobilní telefon, email a volitelně ověření přes Bank iD. Podepsaný dokument pak může automaticky vstoupit do digitální osobní složky zaměstnance a navázat na další kroky onboardingu.
Krajský úřad Jihočeského kraje dnes digitalizuje celý životní cyklus HR dokumentů. Dokumenty už nemusejí vznikat jen ve Wordu nebo v personálním systému, tisknout se, fyzicky obíhat úřadem a končit v papírových osobních spisech. Úřad je zpracovává v digitálním workflow od vzniku přes schválení, podpis a doručení až po archivaci a návaznost na spisovou službu.
„Digitalizace HR dokumentů nám pomohla odstranit zbytečné ruční kroky a výrazně zrychlit jejich zpracování. To, co dříve znamenalo oběh papíru napříč úřadem, dnes proběhne digitálně během chvíle,“ říká Lukáš Glaser, ředitel Krajského úřadu Jihočeského kraje.
Digitalizace personalistiky má ve veřejné správě specifické nároky. Úřady pracují s různými typy pracovněprávních dokumentů, organizační strukturou, zastupováním vedoucích pracovníků, více pracovními poměry u jedné osoby i se zákonnými požadavky na doručování a archivaci. Nestačí proto pouze převést dokument do elektronické podoby. Klíčové je nastavit celý proces tak, aby bylo jasné, kdo dokument připravuje, kdo ho schvaluje, kdo podepisuje, jak se doručuje zaměstnanci a kam se následně ukládá.
Jihočeský kraj měl před implementací popsaných 15 HR procesů. Po technické analýze je převedl do 8 procesních variant podle toho, jak se lišilo zpracování dokumentů, schvalování, podpisy, doručování a archivace. Do digitalizovaných procesů vstupuje 468 zaměstnanců krajského úřadu a přibližně 95 % z nich souhlasilo s elektronickou komunikací. Praktický dopad se ukázal například při zpracování platových výměrů: úřad jich při zátěžové zkoušce zvládl zpracovat 450 během tří dnů.
Výsledek se ukázal právě na tom, že dokumenty vznikly z dat v personálním systému, prošly schválením, podpisem ředitele a doručením zaměstnancům, zatímco personalisté mohli průběžně sledovat, v jaké fázi se každý dokument nachází.
„Na nový systém si zaměstnanci zvykli poměrně rychle. Systém je pro uživatele intuitivní a zároveň je vybaven řadou notifikací, které usnadňují jeho každodenní používání,“ uvádí Eva Lachoutová, vedoucí Oddělení personálních věcí a vzdělávání Krajského úřadu Jihočeského kraje.
Digitální workflow pro Jihočeský kraj připravila společnost Software602, která se zaměřuje na digitalizaci dokumentů, elektronické podpisy a důvěryhodnou archivaci. Řešení stojí na aplikaci Sofa a nástroji DocuFly. Zároveň se propojuje se systémy, které úřad už používá, včetně personálního systému FLUXPAM, autentizační služby Microsoft Entra ID a spisové služby GINIS. Dokumenty tak získávají jednací číslo už při vstupu do procesu a po dokončení se ukládají nejen do HR archivu, ale také do spisové služby s vazbou na konkrétní spis zaměstnance.
Důležité je i to, že digitalizace počítá s rozdílnými situacemi zaměstnanců. Pokud zaměstnanec souhlasí s elektronickou komunikací, dokumenty může dostávat elektronicky. Pokud souhlas neudělí, systém vytvoří personalistovi úkol pro autorizovanou konverzi dokumentu do papírové podoby. Po fyzickém podpisu se dokument znovu převede do elektronické formy a zůstává součástí digitální evidence.
Příklad Jihočeského kraje ukazuje širší změnu v tom, jak mohou úřady přistupovat k interní administrativě. Digitalizace veřejné správy se často spojuje hlavně se službami pro občany. Stejný význam ale mají i procesy uvnitř úřadů, které ovlivňují každodenní práci zaměstnanců, personalistů, vedoucích pracovníků i vedení organizace. Fakt, že přibližně 95 % zaměstnanců souhlasilo s elektronickou komunikací a úřad dokázal zpracovat 450 platových výměrů během tří dnů, ukazuje, že digitalizace HR může ve veřejné správě fungovat i u agend, které byly dlouhodobě navázané na papír.
Zdroj: Software602
