Firmy si dnes stále posílají PDF dokumenty a jejich obsah následně přepisují do účetních systémů. Digitoo chce tento zastaralý proces poslat do minulosti a umožnit přímou výměnu účetních dokladů mezi firmami – bez jediného přepisu.
Stejně jako si dnes lidé během několika vteřin najdou kontakt na sociální síti a začnou si posílat zprávy, měly by podle Digitoo fungovat i firmy. Stačí se propojit a dokumenty začnou proudit automaticky mezi účetními, ERP a dalšími firemními systémy.
„Budujeme síť, ve které se firmy propojí podobně jednoduše jako lidé na LinkedInu nebo WhatsAppu. Jakmile spojení vznikne, mohou si automaticky předávat faktury, objednávky, dodací listy nebo další dokumenty bez e-mailů, příloh a ručního přepisování dat,“ vysvětluje zakladatelka Digitoo Karin Fuentesová.
Firmy dnes mluví různými jazyky
Přestože většina firem používá digitální účetní nebo ERP systémy, vzájemná komunikace mezi nimi zůstává překvapivě složitá. Každý systém pracuje s jinou strukturou dat, jinými názvy položek a vlastní logikou. Aby si dvě firmy mohly dokumenty předávat automaticky, musí mezi svými systémy vytvořit speciální překladový můstek.
„Implementace takového propojení běžně stojí desítky až stovky tisíc korun. Pro malé a střední firmy je proto přímá digitální komunikace často nedostupná. Přitom právě ony tvoří většinu dodavatelských řetězců,“ říká Fuentesová.
Digitoo.ai proto přichází s platformou, která funguje jako univerzální překladatel mezi jednotlivými systémy. Díky 42 připraveným integracím dokáže automaticky převádět dokumenty mezi různými účetními a ERP řešeními bez nutnosti náročných implementací.
V praxi to znamená, že firma odešle obchodnímu partnerovi pozvánku ke spojení. Jakmile ji druhá strana potvrdí, mohou si oba systémy automaticky předávat faktury, objednávky i další dokumenty napřímo.
Konec PDF jako mezikroku
Digitoo se v posledních letech proslavilo využitím umělé inteligence pro automatické vytěžování faktur. Podle firmy je však samotné čtení PDF dokumentů pouze přechodným řešením.
„Automatické vytěžování dokladů pomocí AI je důležitý krok, ale pořád řeší důsledek problému. Pokud si firmy budou nadále posílat PDF, bude vždy potřeba někdo nebo něco, kdo je přečte. My chceme odstranit samotnou potřebu PDF dokumentů mezi systémy,“ říká Fuentesová.
Namísto přepisu dat z dokumentů do účetních programů mají informace proudit přímo mezi propojenými firmami. Platforma přitom neřeší pouze samotné doručení dokumentu, ale celý proces od přijetí faktury přes schvalování až po zaúčtování.
Dodavatelé navíc získají okamžitý přehled o tom, zda byla faktura doručena, schválena nebo odeslána k úhradě. Firmy tak získají podobnou transparentnost, jakou dnes znají například ze sledování zásilek nebo online plateb.
Inspirace Estonskem
Zakladatelé Digitoo se při vývoji inspirovali Estonskem, které je dlouhodobě považováno za jednu z nejpokročilejších digitálních ekonomik světa. Jejich cílem je vytvořit otevřenou infrastrukturu, která propojí firmy bez ohledu na to, jaké systémy používají.
Platforma je připravena podporovat české i mezinárodní standardy elektronické výměny dokumentů včetně ISDOC nebo PEPPOL. Do budoucna chce společnost využít umělou inteligenci především pro chytré agenty, automatizaci práce s dokumenty a inteligentní firemní archivy.
„Budoucnost nevidíme v tom, že AI bude donekonečna číst dokumenty. Vidíme ji v tom, že bude pracovat s daty, která mezi firmami proudí digitálně od samého začátku,“ uzavírá Fuentesová.
Digitoo dnes využívá více než 8 700 firem. Mezi zákazníky patří například Alza.cz, Under Armour, Vilgain, Alensa, Footshop, Dallmayr nebo Geosan. Nová platforma bude postupně zpřístupňována během letošního podzimu.
