Účetní navíc mohou AI vlastními slovy naučit, jak má s doklady pracovat – bez programátora, šablon nebo čekání na úpravu systému. Startup Karin Fuentesové tím chce otevřít éru autonomního účetnictví, ve kterém se velká část finanční administrativy odehrává sama na pozadí.
Možná jsme účetnictví posledních třicet let digitalizovali špatně.
Papírové faktury jsme převedli do PDF. Šanony vyměnili za cloud. Účetní knihy za ERP systémy. Jenže člověk zůstal uprostřed celého procesu. Místo papíru začal kontrolovat obrazovku, přepisovat údaje mezi systémy a mačkat tlačítko „schválit“.
Karin Fuentesová chce z tohoto procesu člověka naopak postupně vytáhnout.
Její startup Digitoo.ai už několik let učí umělou inteligenci rozumět účetním dokladům. Teď představuje další krok: systém, kterému už účetní nemusí vysvětlovat, kam má kliknout nebo kde má informaci hledat. Stačí mu říct, co má udělat.
A pokud je vše v pořádku, účetní výsledek ani nemusí kontrolovat.
„Nechceme postavit rychlejší účetní software. Chceme změnit samotný princip, jakým účetnictví funguje. Člověk nemá být součástí každého jednotlivého kroku. Má určit pravidla a cíle a technologie má rutinní práci udělat za něj,“ říká zakladatelka a CEO Digitoo Karin Fuentesová.
Firma pro tento směr používá označení autonomní účetnictví.
Účetní si AI zaučí jako novou kolegyni
Možná největší změnou není samotná přesnost nové AI, ale způsob, jakým ji účetní ovládá.
Klasický software bylo potřeba konfigurovat. Když měla firma specifickou fakturu nebo vlastní způsob účtování, bylo nutné vytvořit pravidlo, šablonu, upravit workflow nebo požádat někoho technického o změnu.
Digitoo tento princip obrací.
Účetní otevře fakturu a napíše AI obyčejnou větu.
Třeba: „U tohoto dodavatele použij číslo před rezervovanými chybami jako množství.“
Pak pouze určí, kde má instrukce platit – například pro konkrétního dodavatele, vybraný typ položek nebo širší skupinu dokumentů.
A AI se podle ní začne řídit.
Účetní si tak může sama „naprogramovat“ chování účetního softwaru, aniž by napsala jediný řádek kódu.
„Je to podobné, jako když do firmy přijde nová kolegyně. Také jí nevysvětlujete zdrojový kód účetního systému. Řeknete jí: u tohoto dodavatele to děláme takhle. A přesně tak chceme, aby se pracovalo s AI,“ popisuje Fuentesová.
Stejný princip se postupně přesouvá i k samotným účetním úkolům. AI lze například zadat, jak má provést časové rozlišení, a systém má instrukci spojit s informacemi na faktuře a požadovanou operaci připravit.
Rozdíl je zdánlivě malý.
Ve skutečnosti ale mění vztah mezi člověkem a softwarem.
Dříve se člověk učil ovládat software. Teď se software učí pracovat podle člověka.
1 000 faktur dovnitř. U 854 nebyl potřeba člověk
Digitoo zároveň testovalo, jak často už člověk vůbec musí do práce AI vstoupit.
Nový systém dostal vzorek tisícovky faktur. U 854 z nich byl výsledek stoprocentně správný bez nutnosti lidské kontroly.
To neznamená 85,4procentní přesnost jednotlivých přečtených údajů.
Znamená to, že u více než osmi z deseti testovaných faktur nebylo potřeba nic opravit ani zkontrolovat.
Doklad přišel. AI ho zpracovala. Pro účetní byl hotový.
Digitoo tomu říká zero-touch accounting.
„Můžeme se chlubit tím, že nějaké pole přečteme s přesností 99 procent. Jenže pokud účetní stejně musí otevřít každou fakturu a hledat to jedno procento chyb, její práce se fundamentálně nezměnila,“ říká Fuentesová. „Mnohem důležitější metrika je pro mě to, kolik práce dokáže AI dokončit úplně sama.“
A právě to má být další fáze automatizace účetnictví.
Ne ušetřit účetní několik kliknutí.
Odstranit celé úkoly, které už člověk dělat nemusí.
Faktura, která potřebuje přemýšlet
Dobře je rozdíl vidět na několikastránkovém vyúčtování telekomunikačních služeb.
Několik tarifů. Telefonní čísla. Slevy. Mezivýpočty. Různé typy volání. Informace rozeseté na několika stranách.
Pro člověka není hlavním problémem jednotlivá čísla přečíst. Musí pochopit, jak spolu souvisejí.
Nová AI Digitoo dokázala z dokumentu vytvořit čtyři účetně použitelné položky:
| Položka | Částka bez DPH |
|---|---|
| Paušál Next neomezeně XL | 4 127,53 Kč |
| Paušál Next neomezeně 2XL | 2 824,55 Kč |
| Paušál Next internet 5 GB | 651,56 Kč |
| Volání | 56,64 Kč |
| Celkem | 7 660,28 Kč |
Systém musel pochopit, že informace na různých místech dokumentu popisují stejné peníze, správně přiřadit tarify a spojit jednotlivá volání.
Výsledných 7 660,28 koruny sedělo na halíř s celkovým základem daně.
Právě zde chce Digitoo překročit hranici mezi softwarem, který data pouze přečte, a systémem, který chápe jejich kontext a dokáže podle něj jednat.
Paradox budoucnosti: nejlepší AI na faktury možná faktury nebude potřebovat
Je tu přitom jeden paradox.
Digitoo investuje do technologie, která dokáže stále lépe rozumět fakturám. Současně buduje infrastrukturu pro svět, ve kterém jednou nebude nutné část z nich vůbec číst.
Dnešní digitální faktura totiž často funguje překvapivě analogově.
Dodavatel má strukturovaná data ve svém systému. Vytvoří z nich PDF a pošle ho odběrateli. Jeho software pak pomocí OCR a AI pracně rekonstruuje data, která na začátku už jednou existovala v digitální podobě.
„Vezmeme perfektně strukturovaná data, uděláme z nich elektronický papír a na druhé straně stavíme stále chytřejší AI, aby z něj ta stejná data zase dostala ven. Dlouhodobě to nedává smysl,“ říká Fuentesová.
Digitoo proto letos představilo také vlastní síť pro přímou výměnu dokumentů a dat mezi firmami. Podle červnových údajů firma uváděla 42 integrací na účetní a ERP systémy a přes 8 700 zapojených firem.
Princip připomíná EDI – Electronic Data Interchange, tedy elektronickou výměnu strukturovaných obchodních dokumentů mezi systémy. Digitoo chce podobnou myšlenku spojit s moderním cloudovým softwarem a AI a zpřístupnit ji širšímu okruhu firem.
Namísto e-mailu s PDF by tak mezi dvěma firmami mohla putovat přímo data.
A nad nimi už může pracovat autonomní AI.
EDI přenese data. AI pochopí, co s nimi
Právě propojení těchto dvou světů ukazuje, kam chce Digitoo dlouhodobě směřovat.
Pokud jsou k dispozici strukturovaná data, systém je nemusí znovu získávat z dokumentu. Převezme je přímo.
Pokud strukturovaná nejsou, AI přečte a pochopí fakturu.
A nad oběma může následně vykonávat práci podle pravidel konkrétní firmy.
Výsledkem by jednou mohl být proces, který z pohledu člověka téměř zmizí.
Dodavatel vytvoří fakturu. Data se přenesou k odběrateli. AI je zkontroluje, interpretuje a provede potřebné účetní operace. Zná specifické instrukce firmy a ví, jak zacházet s konkrétními dodavateli.
Pokud je všechno v pořádku, nic se nestane.
Žádný e-mail čekající na otevření. Žádné přepisování. Žádná kontrola.
Člověk dostane upozornění až tehdy, když je skutečně o čem rozhodovat.
Autonomní účetnictví přichází ve chvíli, kdy zrychlilo i samotné Digitoo
Technologický posun přichází zároveň v době, kdy se mění samotná firma.
Digitoo v posledním období upravilo fungování týmu i obchodního řízení. Po příchodu nové účetní a poté, co Fuentesová vedle role CEO převzala také přímou odpovědnost za obchodní oddělení, po změně vedení obchodu a zavedení nových prodejních procesů Digitoo během dvou měsíců téměř zpětinásobilo měsíční objem nového byznysu a zkrátilo obchodní cyklus z několika měsíců na přibližně tři týdny.
Pro Fuentesovou je to důležitá část stejného příběhu.
„Technologická firma může mít skvělý produkt a obrovskou vizi, ale nakonec ji musí umět přenést k zákazníkům. Potřebovali jsme se naučit být stejně dobří v exekuci, jako jsme chtěli být v technologii,“ říká.
Digitoo tak dnes nechce být jen firmou, která lépe digitalizuje faktury.
Jeho ambice se posunula od jednotlivého dokumentu k celé infrastruktuře firemních financí.
Účetní jako manažer autonomních procesů
Fuentesová přitom odmítá představu, že autonomní účetnictví znamená účetnictví bez účetních.
Měnit se má jejich role.
Dnešní účetní může kontrolovat stovky správných transakcí jen proto, aby mezi nimi našla několik výjimek. V autonomním modelu se tento poměr obrací.
AI vyřeší rutinu a člověku přinese jen to, co potřebuje jeho zkušenost, úsudek nebo odpovědnost.
Účetní se tak z operátora jednotlivých transakcí může stát manažerem autonomních procesů.
„Nechci AI, díky které účetní zvládne o dvacet procent více faktur. To je příliš malá ambice. Chci, aby se mohla přestat zabývat fakturami, u kterých není co řešit,“ říká Fuentesová.
Před několika lety bylo cílem Digitoo naučit stroje faktury číst.
Pak jim začalo dávat kontext.
Teď jim účetní mohou vlastními slovy vysvětlovat, jak mají pracovat. A u 854 z tisícovky testovaných dokladů už člověk nemusel výslednou práci vůbec kontrolovat.
Dalším krokem je propojit tuto inteligenci s daty, která budou mezi firmami proudit přímo.
„Ambice Digitoo už nekončí u nejlepšího softwaru pro účetní. Míří ke světu, ve kterém firmy faktury prakticky přestanou řešit, data si mezi sebou předají systémy a AI udělá zbytek. Podobným směrem se už vydalo například Estonsko.“ říká Fuentesová.
A právě tomu v Digitoo říkají autonomní účetnictví.
