Martin Plachý je CEO společnosti GIMMEDATA, s.r.o., kterou před pár lety založil se svými kamarády. Celý život se věnuje číslům, datům a informacím. V devadesátých letech pracoval jako účetní analytik a později se stal daňovým poradcem a auditorem. Od roku 1998 pracoval pro největší poradenské a auditorské firmy na světě Arthur Andersen a Ernst & Young, kde jako manažer vedl ostravskou kancelář. Po roce 2004 pak spolupracoval na řadě projektů jako konzultant, manažer, člen boardu nebo ředitel. Je autorem Reportingu do kapsy, rekap.online, který je dnes nejrozšířenější BI platformou pro malé a střední firmy.
Účetnictví je geniální a dodnes nepřekonaný systém šifrování událostí!
Martine, jak vy jste se dostal vůbec k účetnictví a co vás na této disciplíně, která byla vždy doménou žen, zaujalo?
Já jsem se k účetnictví dostal na střední ekonomické škole, na kterou mě dotlačila moje máma, protože tenkrát moc nevěděla, co se mnou. Ve 14 letech jsem hrál na kytaru, měl dlouhé vlasy, lennonky a rozhodně jsem nepřemýšlel o tom, čím bych chtěl být.
Na škole jsem pak potkal pana Waltera, učitele účetnictví, který měl neuvěřitelný dar prezentovat účetnictví jako geniální šifrovací systém pro identifikaci a záznam událostí. To si mě získalo a od té doby já vnímám účetnictví takto. Porozumění tomuto systému vám umožní najít v něm to kouzlo a rychle chápat účetní záznamy, obraty na účtech a vůbec všechno, co se ve firmě děje. Ale takto vnímá účetnictví jenom velmi úzká skupina lidí. A nepatří do ní bohužel ani většina účetních. Účetnictví je dnes chápáno jako mechanický, obecně nesrozumitelný systém plný divných výrazů a také jako nutné zlo.
Proč to tak je? Vy tvrdíte, že v účetnictví jsou skryté poklady, o které nikdo nestojí?
Víte, představa, že účetnictví je šifrovaný způsob, jak zaznamenávat kompletní historii firmy, všechny události a vše, co se ve firmě děje, je velmi vzdálená dnešnímu vnímání účetnictví. To je dnes prezentováno a chápáno většinou podnikatelů, manažerů, ale i účetních, jako disciplína sloužící státu a finančním úřadům ke kontrole, zdaňování a často šikaně podnikatelských subjektů. To má u nás svoje důvody. V celé poválečné historii, prakticky až do 21. století, se u nás účetnictví vůbec nepoužívalo jako systém k zachycování skutečností a hospodaření firem. Tahle skutečnost měla opravdu zásadní vliv na jeho obraz v celé naší veřejnosti. A tento obraz bohužel přetrvává u mnoha lidí dodnes. Přitom z historického hlediska je to opravdu zajímavá disciplína vycházející z ekonomicko-matematického modelu fungování všech firem, ale nejen firem.
Začínám přemýšlet, že se na účetnictví dívam asi špatně i já, máte pro mě nějakou zrychlenou verzi historie účetnictví?
To opravdu nevím, asi jsem spíš chtěl mluvit o reportingu pro manažery. Ale zkusme to. Za autora dnešního podvojného účetnictví je považován italský františkánský mnich a matematik Luca Bartolomeo de Pacioli, který roku 1494 vydal publikaci Particularis de computis et scripturis (Podrobnosti účtů a písemností), která se stala základem moderního podvojného (dvoustranného) účetnictví. Více než 500 let tady máme systém, který perfektně funguje bez nějaké zásadní změny. To může být výsledek dvou různých faktů. Buď je ten systém tak geniální, že dosud nebyl překonán, anebo je ta disciplína tak konzervativní a zkostnatělá, že se vlastně nevyvíjí. Úplně upřímně, pravda je obojí. Ten systém je opravdu geniální a stojí na něm ekonomika celého světa. Na druhou stranu účetnictví je velmi konzervativní a je celosvětově tlačeno do toho, aby poctivě a pravdivě vyjadřovalo stav majetku a výsledky hospodaření všech subjektů. Spolehlivost účetnictví je příliš cenná na to, aby se v této disciplíně nějak moc experimentovalo. Přílišná kreativita tomuto oboru skutečně škodí a velmi často vedla v minulosti k ekonomickým krizím.
U nás bylo účetnictví v poválečném období opravdovou služkou režimu, pětiletých plánů a plnění náročných úkolů stanovených komunistickou propagandou. Z té doby také pocházejí výroky typu „výkaz snese vše“ apod. Pamatuji, když jsem ještě v osmdesátých letech pracoval jako metodik ve stavební firmě, že jsme na konci roku vykazovali ve výkazech řadu hotových panelových domů, ale ve skutečnosti na místě, kde měly stát, ještě rostla tráva. V devadesátých letech pak nastalo období dvojího účetnictví. Takzvané „moje“ a oficiální. A to oficiální se vedlo tak, aby se platily co nejnižší daně. Těžko pak někdo může vyčítat lidem ten dnešní pohled a o to hůř se hledají cesty zpátky, k tomu kvalitnímu a spolehlivému zdroji informací pro rozhodování a řízení. Tím by totiž moderní účetnictví opravdu mělo být.
Tím se vlastně dostáváme k tomu, co děláte. K prezentaci informací z účetnictví, jak vy říkáte „k pokladům skrytým v účetnictví“. Jak ta myšlenka vznikla?
Pracuji s účetnictvím, daty a informacemi více než 35 let. Nejprve jako účetní analytik, daňový poradce a auditor a poté jako manažer, ředitel a poradce investorů. Účetní systémy, tak jak u nás v devadesátých letech vznikaly, byly vytvářeny jako „Pořizovací systémy“, které měly hlavní cíl zaznamenat a pořídit jednotlivé transakce, zaúčtovat je a zpracovat do oficiální podoby účetních výkazů. Tohle zaměření mají bohužel téměř všechny systémy dodnes a za posledních 20 let neprošly žádnou zásadní změnou. Výstupy, analýzy, časové řady, vývoj ekonomiky a firmy jako celku nejsou výstupy, které by standardně uměly. Nedostatek schopnosti poskytovat kvalitní informace pro řízení vedl k tomu, že naprostá většina manažerů, majitelů firem a obecně podnikatelů pracuje s čísly v excelech, ve složitých kontingenčních tabulkách a v nich si připravují výstupy a reporty. To je dost těžkopádný způsob plný chyb, který je navíc velmi pracný a často se realizuje jen jednou za měsíc nebo rok a to je opravdu málo.
Já jsem chtěl mít reporting každý den aktuální, rychle dostupný a v podobě, která mi už bude přímo poskytovat důležité informace o vývoji prodeje, o produktech, o zákaznících, o hospodaření firmy apod. Proto jsme vytvořili Reporting do kapsy a jsme s ním tak úspěšní. Vznikal totiž z praktické potřeby, na základě zkušeností s účetnictvím a auditem a s využitím nových technologií i zařízení, jakými jsou notebooky, tablety a chytré telefony. Kvalitní reporting je cesta, jak ukázat právě ty poklady skryté v účetnictví. Je neuvěřitelné, jak moc jsou manažeři, ale i účetní překvapení, co všechno se z účetnictví dá vyčíst. Zvětšit zájem o účetnictví na straně manažerů, to je ten nejlepší motor digitalizace účetnictví a celkově zvyšování kvality účetních služeb.
Téma digitalizace účetnictví je dnes velmi moderní. Já to vnímám jako snahu zbavit se papírů, zefektivnit práci, ušetřit čas účetních. Myslím si to správně?
Digitalizace účetnictví je dlouhodobý proces vyžadující celou řadu změn. Bohužel se dnes v praxi často vidí pouze úsilí v podobě přechodu na digitální dokumenty a jejich automatizované zpracování a zaúčtování v účetnictví. S tím také souvisí investice do nových aplikací, propojování systémů, integrace, komunikace apod. To jsou investice jak finanční, tak časové a účetní kanceláře i firmy jsou často rozčarované, že rychlost postupu, finální úspora a efektivita není taková, jak se v původním nadšení čekalo, vytěžování dokumentů funguje mnohem hůře, než se prezentuje, zlepšení služeb klientovi se prakticky vůbec nekoná a klienti takovouhle digitalizaci vůbec nechtějí platit ani na ni přispívat, protože jim vlastně vůbec nic nepřináší. Naopak, velmi často se nakonec stává, že účetní kancelář, která argumentuje investicemi do digitalizace a do zefektivnění účetních prací, u klienta naráží. Naráží na argument, že teď by vlastně měla být účetní služba levnější. Bohužel, tohle se opravdu děje. Svým způsobem má klient pravdu. Proč by měl financovat vyšší cenou za účetní služby tu digitalizaci, která pro něj nemá žádný efekt. To se snažíme vysvětlovat v rámci konferencí, webinářů a přednášek na téma digitalizace účetnictví spolu s našimi partnery. Přesvědčovat účetní firmy, že by to měly dělat jinak.
A jaká digitalizace tedy má smysl?
Digitalizace účetnictví a její vývoj musí jít stejným směrem, jakým se musí ubírat dnešní moderní účetnictví jako celek. To znamená směrem ke klientovi. Ten totiž účetní službu platí. Malý zájem o klienta, o jeho potřeby, co ho vlastně zajímá a co by mu mělo účetnictví poskytovat, je typickým rysem naprosté většiny účetních služeb v této republice. Hlavně díky tomu existují tak velké bariéry mezi účetními a manažery. Účetní se nezajímají o firmy, o klienty a ty zase moc nezajímá účetnictví, protože mu nerozumí a nic moc jim nepřináší. Je to takový začarovaný kruh, ze kterého vede jediná cesta. Zájem o klienta. Na trhu se začaly objevovat nové účetní firmy, které mění standard a nastavují nový trend v přístupu ke klientovi. Jako součást služeb nabízejí digitální online reporting, novou komunikaci, odborného konzultanta k diskusím nad výsledky a analýzami, reporting zaměřený na potřeby firmy, na informace pro rozhodování, analýzy, a to průběžně, nikoliv jednou za měsíc, kvartál nebo rok. Okamžitě zaznamenaly obrovský zájem o služby.
S tím souvisí samozřejmě i jejich intenzivní rozvoj a růst. Zaměření na klienta s sebou ale nese nutnost kvalitního pochopení toho, co dělá. To musí vést ke změnám metodiky, ukončení některých praktik, které v průběhu roku způsobují to, že účetnictví je prakticky bezcenné. Potřeba manažerského účetnictví, které se jako disciplína bohužel u nás moc nevyučuje, je nezbytná. Ne všechny firmy na to mají. Dynamika trhu, ekonomiky a vůbec události posledních let zvyšují poptávku klientů po informacích, kalkulacích, analýzách. Takže správná digitalizace účetnictví musí začít od konce. Od klienta a jeho potřeb. To velmi často poukáže na to, že se musí změnit nastavení a metodika účetnictví. Dotýká se to i způsobu klasifikace a schvalování dokladů, ještě než vstoupí do účetnictví. Každý obor má velmi specifické požadavky na výstupy z účetnictví. Pracujeme s výstupy a s klienty řadu let a máme více než 500 klientů z různých oborů. Jste-li účetní firma, nemůžete pracovat podle jedné šablony, s jednou účtovou osnovou a s jednou metodikou. Na účetním trhu dochází dnes k opravdu velkým změnám. Změna účetní firmy dnes není žádný zásadní problém a to se teď začíná dít.
Takže vlastně říkáte, že výstupy pro klienta a reporting jsou ty klíčové prvky v digitalizaci účetnictví?
To ne. Jádro digitalizace je skutečně v bezpapírovém systému, využívajícím automatizaci jak v procesu pořizování, schvalování a evidence dokladů, tak v jejich zpracování a zaúčtování v účetnictví. K tomu potřebujete celou řadu aplikací a nástrojů. Reporting není samospásný a když je mizerné účetnictví, ani reporting, ani digitalizace z něj sexy službu neudělají. Nicméně pravda je, že reporting je něco, co každý klient vnímá jako přidanou hodnotu. Takže musíte začít digitalizaci u klienta a zeptat se „Co byste od nás chtěl za výstupy, analýzy, hodnocení a reporty pro svoje rozhodování a řízení?“. Následně vyhodnotíte a přizpůsobíte metodiku účetnictví. Pak prostřednictvím digitalizace a reportingu zrychlíte, zkvalitníte a změníte komunkaci, výstupy a spolupráci s klientem. A díky tomu pak máte velkou šanci klienta udržet a poskytovat služby za vyšší cenu. Celá řada klientů je ochotna platit za kvalitní účetní služby, které jim nahrazují jejich složité excely, pracné překopírovávání dat a které jim nabízejí nový pohled na to, co se děje ve firmě. Kalkulace nákladů, rozpočty, analýzy ekonomiky a struktury nákladů, to je to, co je dnes zajímá. To jim samozřejmě dává prostor včas a kvalitně se rozhodovat. Nemluvě o online dostupnosti dokumentů a dokladů a přístupu k reportingu na jakémkoliv zařízení a odkudkoliv.
Kolik je takových firem jako vy a podobných řešení na trhu?
V segmentu malých a středních firem velmi málo. My máme výhodu, že nejsme typická IT firma. Máme skutečně velké zkušenosti z daní, účetnictví i auditu. Díky tomu jsme schopni reporting nasadit a bavit se s klintem i účetní firmou o tom, co tam vidí, co by šlo změnit a jak nastavit účetnictví, aby dostával ty informace, o které stojí. Podobných reportingů je také málo. Většina reportingových systémů, tzv. BI, se dlouhodobě zaměřuje na větší firmy, které mají prostor zaplatit robustní a relativně drahé řešení, protože se jim to vyplatí. My jsme do segmentu malých a středních firem vstoupili proto, že pro tyto firmy dlouhodobě nikdo nic moc nedělá. Díky tomu jsme vyvinuli poměrně levné, snadno aplikovatelné a přitom relativně obsáhlé řešení, které dokážeme rychle a zdarma implementovat. Platí se pouze formou měsíčních poplatků, které začínají na několika stokorunách. V našem segmentu se řada firem zaměřuje na využití Power BI, což je nástroj od Microsoftu. Pracuje se s ním relativně dobře, ale vyžaduje kvalifikaci, spoustu práce pro rozběhnutí. Je to, jako když máte Mcdonald’s a nebo vlastní vybavenou kuchyni se surovinami. Ne každý umí vařit, zná recepty a ne každý má kuchaře, který vám přijde do kuchyně uvařit. Takže si rádi zajedete do McDonald’s a vyberete si rychlé a hotové řešení, které vám plně vyhovuje, má nějakou garantovanou kvalitu a máte ho hned. Ale je samozřejmě hodně lidí, kterým McDonald’s nevyhovuje a investují čas a peníze do vlastního vaření. Takže my Power BI moc jako konkurenci nevnímáme. Na REKAPu neustále pracujeme, inovujeme jej, vytváříme jazykové mutace, slovenskou verzi, napojujeme nové účetní systémy a vytváříme desítky knihoven různých oborových customizací (zákaznických řešení), které dokážeme rychle adaptovat na potřeby klienta. Výsledky posledních dvou let ukazují, že jdeme správným směrem. Proto se také snažíme bourat bariéry mezi účetními a manažery prostřednictvím odborných konferencí, přednášek a publikací.
Co byste na závěr vzkázal účetním firmám, které s digitalizací teprve začínají?
V dnešní době je digitalizace absolutní nezbytností, pokud chcete poskytovat kvalitní služby. Zbavte se papírů, šanonů a zaskládaných kanceláří. Pořiďte si aplikace na digitalizaci, schvalování a uchovávání dokumentů. Propojujte jednotlivá řešení, protože snížíte počet chyb při přepisování a přenášení dokladů. Zajímejte se o klienty, co vlastně chtějí. Nechte si ukázat, jaké podklady si připravují každý týden nebo měsíc na porady, a pravděpodobně zjistíte, že takový report by se dal udělat z informací, které máte v účetnictví. Hledejte nástroje pro komunikaci s klientem a pro prezentaci vaší práce. Hledejte cesty, jak snížit objem manuální práce, protože tam jsou pro vás největší úspory. Zaveďte si interní reporting a rozběhněte systém sledování spokojenosti klientů. Ptejte se klientů, co chtějí vědět, a hledejte způsoby, jak s nimi víc komunikovat, jak je upozorňovat na nenadálé změny na účtech, v nákladech, u zákazníků, případně v prodeji produktů nebo celkově v ekonomice. Budete překvapení, jak pozitivně na to klienti reagují.
A samozřejmě … používejte rekap.online.