Sobota 19. září 2020, svátek má Zita
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Sobota 19. září 2020 Zita

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu.

Digitalizace dokumentů | foto: Digitalizace dokumentů

Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?

1. Úspora času

Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.

2. Úspora místa

Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.

3. Překonání hranic a vzdáleností

Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.

4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat

Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější. Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.

5. Pomoc životnímu prostředí

Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.

Digitalizace dokumentů

Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.

  • Nejčtenější

Těší mě pomáhat českým firmám, říká franšízant McDonald’s

Komerční sdělení V rámci svého podnikání u společnosti McDonald’s má možnost podporovat českou ekonomiku, české dodavatele potravin i...

Chraňte se včas před hlavní vlnou virových onemocnění

Komerční sdělení Přichází jedno z nejkrásnějších ročních období v celé své kráse – podzim. Bohužel s ním přichází i řada respiračních...

Vojta Kotek a zábava na konci vesmíru

Komerční sdělení Poslechnete si audioknihu a řeknete si – vždyť je to lepší zážitek, než držet v ruce knížku! Takových audio zkušeností...

Start Tipsport extraligy i s hvězdami z NHL!

Komerční sdělení Hokejová Tipsport extraliga netrpělivě vyhlíží svůj začátek. Po loňském nedohraném ročníku je chuť do hokeje obrovská....

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Aplikace Zapojmevsechny.cz pomáhá pedagogům se společným vzděláváním

Komerční sdělení Znáte to. Ve třídě máte děti, které chvíli neposedí, jiné se nudí nebo se straní spolužáků. Určitě už víte, co je to...

V Česku jsou houbařské žně. Podívejte se, kde rostou nejvíc

Premium Když zaprší a pak se oteplí, přijdou houby, shodují se mykologové. A opravdu přišly. Nejvíc je hřibů smrkových. Velké...

Když ne jeho, tak aspoň jeho dítě! Psycholog Šmolka nejen o zoufalých milenkách

Premium Ve třiceti už se neprovdáš. Věta, kterou kdysi běžně slýchaly dívky nad třicet let, považované už za staré panny. Dnes...

Nemá smysl sportovce zavírat do karantény, říká fyzioterapeut Kolář

Premium Fyzioterapeut a léčitel slavných sportovců Pavel Kolář míní, že opatření proti viru jsou nekoncepční a budou mít dopady...

  • Další z rubriky

Výroční konference AFI: Není investice jako investice

Komerční sdělení Česká republika netrpí nedostatkem peněz. Tuzemský problém spočívá v tom, kam tyto prostředky tečou. V těchto...

Peníze pro Česko jsou. Musí však jít správným směrem, míní experti

Komerční sdělení Republika má dostat z EU 950 miliard korun na obnovu ekonomiky. Podle aktérů panelu výroční konference AFI, věnovaného...

Vojta Kotek a zábava na konci vesmíru

Komerční sdělení Poslechnete si audioknihu a řeknete si – vždyť je to lepší zážitek, než držet v ruce knížku! Takových audio zkušeností...

Aplikace Zapojmevsechny.cz pomáhá pedagogům se společným vzděláváním

Komerční sdělení Znáte to. Ve třídě máte děti, které chvíli neposedí, jiné se nudí nebo se straní spolužáků. Určitě už víte, co je to...

Vyzkoušeli jsme eRoušku 2. Podívejte se, jak může pomoci i vám

Největší nadějí na zpomalení šíření covidu-19, která navíc nikomu nezkomplikuje život, je malá aplikace pro chytré...

Microsoft vytáhl servery z oceánu, jejich nízká poruchovost překvapila

Z mořského dna u skotského souostroví Orkneje námořníci vylovili datacentrum společnost Microsoft. Za více než dva roky...

Benešová: Nečekala jsem, že synova svatba bude tak emocionálně náročná

Závěr prázdnin byl pro Lucii Benešovou ve znamení svatebních příprav. K oltáři dovedla svého nejstaršího syna Luciána,...

Jeho prsty byly najednou ve mně, obvinila fotografa ze zneužití Ratajkowski

Emily Ratajkowski (29) zveřejnila obsáhlou esej, ve které obvinila fotografa Jonathana Ledera ze sexuálního zneužití....

Porno je reklama na fitness, říká jeden z nejstarších českých pornoherců

Je obsazovaný do pornoscén z kategorie „old and young“. Není divu, s natáčením začal před svou padesátkou a točí už...