Pondělí 1. března 2021, svátek má Bedřich
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Pondělí 1. března 2021 Bedřich

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

– KOMERČNÍ SDĚLENÍ
Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Digitalizace dokumentů | foto: Digitalizace dokumentů

Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?

1. Úspora času

Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.

2. Úspora místa

Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.

3. Překonání hranic a vzdáleností

Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.

4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat

Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější. Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.

5. Pomoc životnímu prostředí

Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.

Digitalizace dokumentů

Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.

  • Nejčtenější

5 způsobů, jak si finančně přilepšit pasivním příjmem

Komerční sdělení Peníze by neměly být náš životní cíl, ale jistě se shodneme na tom, že jsou příjemným průvodcem životem. Ne každý má...

Tisíce firem mohou podle Solární asociace zkrachovat

Komerční sdělení Do solárních elektráren před deseti lety investovaly tisíce malých a středních podniků. Aktuálně projednávaná novela...

Žena, která to umí s penězi

Komerční sdělení Prosadila se ve světě velkých peněz. Ve světě, kde je pro ženu těžké uspět. Vystoupala až na kariérní vrchol a na něm...

Central Group výrazně roste a rozšiřuje svůj pracovní tým

Komerční sdělení Central Group je největší rezidenční stavitel u nás. V Praze vlastní kolem 1,5 milionu m2 brownfieldů a pozemků...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

„Mám sprchu ve spreji!“, zmateně zakřičel. Poté utekl

Komerční sdělení Hádka s policií a útěk do lesů. Po recidivistovi zůstala v autě jen sprcha ve spreji. Sobotní pátrání se protáhlo.

Randění pod rouškou. Reportérka absolvovala sedm pokusů o seznámení

Premium „Jestli si někoho nenajdeš, než ti bude třicet, nainstaluju ti seznamku,“ oznámila mi moje nejlepší kamarádka. Patřím...

Zavřené nezavřené restaurace. Jak vypadá zapovězený společenský život?

Premium Zaplněné stoly, skupinky lidí se sklenicemi vína a smích nesoucí se až na ulici. Nejde o výjev starý víc než rok, ale o...

Mord v hospodě U Dvou koček. Zloději odnesli cigarety, víno a ruce oběti

Premium Okolo pouličních lamp tančily roje vloček. Sníh propůjčil pražským ulicím něžný a romantický vzhled. Jen jediné...

  • Další z rubriky

Proč sonda? Bez moderních systémů měření by průmysl zkolaboval

Komerční sdělení Čas jsou peníze a v průmyslu to platí obzvlášť. Časové ztráty i v řádu sekund výrazně snižují celkovou denní produkci....

4 snadné tipy, díky kterým se naučíte nepravidelná slovesa v Aj

Komerční sdělení Nepravidelná slovesa v angličtině potřebujete vždy, když tvoříte předpřítomný, minulý nebo předminulý čas. Protože jsou...

EXPO sází na rychlou vakcinaci, startuje očkování zaměstnanců

Komerční sdělení Organizátoři odložené Všeobecné světové výstavy EXPO 2020 v Dubaji doufají, že díky vakcinačnímu programu Spojených...

Kladivem na podvody v digitální době je analýza dat

Komerční sdělení Možná si také vzpomenete na 90. léta a překotnou privatizaci všeho možného. Až následně se řešilo, jak tomuto procesu...

Gabriela Koukalová: Exmanžel mě podváděl a myslím, že utrácel mé peníze

Bývalá světová šampionka v biatlonu, dnes moderátorka televizního pořadu Showtime, Gabriela Koukalová přiznává v...

VIDEO: 5 triků, jak v obchodě otevřete mikrotenový sáček. Rychle a bez nervů

Suché ruce a mikrotenové sáčky - často náš největší nepřítel v obchodech. Někdy je to v oddělení pečiva či ovoce a...

Zemřel český DJ Thomas Coastline. Bylo mu 35 let

Zemřel známý český DJ Thomas Coastline, vlastním jménem Tomáš Malina. V minulosti prodělal rakovinu tlustého střeva. O...

Chci kratší pracovní týden a pět týdnů dovolené, říká Maláčová

Válka o kurzarbeit dospěla do fáze podepisování podmínek mírové dohody. Alespoň to tak působí z úst ministryně práce a...

ANALÝZA: Lidé nejsou méně ukáznění. Proč rostou počty případů a co dál

Ze současné situace neexistuje žádné jednoduché a levné východisko. Ale jedna cesta nabízí naději na relativně rychlé...