Středa 25. listopadu 2020, svátek má Kateřina
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Středa 25. listopadu 2020 Kateřina

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

– KOMERČNÍ SDĚLENÍ
Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Digitalizace dokumentů | foto: Digitalizace dokumentů

Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?

1. Úspora času

Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.

2. Úspora místa

Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.

3. Překonání hranic a vzdáleností

Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.

4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat

Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější. Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.

5. Pomoc životnímu prostředí

Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.

Digitalizace dokumentů

Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.

  • Nejčtenější

Češi a vitamín D: Čísla jsou šokující

Komerční sdělení Většina lidí si již uvědomuje důležitost vitamínu D. Lidské tělo si ho vytváří, když je pokožka vystavena slunečním...

U piva založili milionový byznys. Šijou unikátní trička

Komerční sdělení Když vyrazí chlapi na pivo a přijde řeč na založení společné firmy, obvykle se zrodí bezvadný plán na bar, autodílnu,...

Mladé manžele okradli podvodníci, bohatý dlužník se jim směje

Komerční sdělení Mladý manželský pár Petr a Daniela měl docela obyčejný sen. Sestěhovat se spolu do nového rodinného domku. Osud jim ale...

Mladí si pletou Jakeše s Havlem. Jak jste na tom se znalostmi vy?

Komerční sdělení „Pravda a láska musí zvítězit nad lží a nenávistí,“ řekl Milouš Jakeš, myslí si dle průzkumu třetina mladých lidí....

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Bezpečné placení mobilem rychle a jednoduše, a to i bez připojení k internetu

Komerční sdělení Stalo se vám někdy, že jste šli nakoupit a u pokladny jste zjistili, že jste si zapomněli peněženku? Nebo jste s sebou...

Proč je Eva Burešová tak hubená? Promluvit ji donutila Prachařová s anorexií

Premium Herečka Eva Burešová (27) se zastala Mariany Prachařové (26), která přiznala anorexii. Hvězda Slunečné je ale sama kost...

Měli lepší stroje Sověti, nebo Američané? O jednom neobyčejném souboji

Premium Když autu dojde palivo těsně před čerpací stanicí, můžete ho k ní dotlačit. Ale co dělat, když se totéž stane letadlu...

Manažer postavil srub uprostřed chráněné oblasti. Tvrdí, že to je posed

Premium Nejprve tvrdil lidem, že je to seník. Když se o jeho stavbu začaly zajímat úřady, prezentoval ji jako posed. Ve...

  • Další z rubriky

Sellier & Bellot: 195 let poctivé práce a prosperity

Komerční sdělení Společnost Sellier & Bellot se sídlem ve Vlašimi zaujímá klíčovou pozici v české muniční výrobě a řadí se mezi...

Sezona únikových her: 5 důvodů, proč si zahrát

Komerční sdělení Úniková hra nebo prostě jen únikovka. Před deseti lety nový trend, dnes oblíbená zábava pro všechny věkové kategorie. V...

Skupina GeneraLife, evropský lídr v oblasti asistované reprodukce

Komerční sdělení GeneraLife vlastněná nezávislou investiční společností Investindustrial úspěšně pokračuje ve své konsolidační strategii...

Budoucnost české ekonomiky je v zeleni. Obrazně i doslova

Komerční sdělení Boj proti klimatické změně, tím spíše v zemi s jedním z nejhorších ovzduší v Evropě, může usnadnit život příštím...

Jsem znechucená, říká Eva Burešová, kterou vyfotili s Forejtem z MasterChefa

Eva Burešová (27) a Přemek Forejt (33) byli společně vyfoceni, jak vycházejí z domu, kde herečka bydlí. Hvězda seriálu...

Ordinace v růžové zahradě za půl roku skončí, co seriál nahradí?

Po více než patnácti letech od okamžiku, kdy padla první klapka, začal tvůrčí tým seriálu Ordinace v růžové zahradě 2...

Svatební cesta byla fiasko, vztah zachránila Milešovka, tvrdí novomanželé

Poslední dvojicí, kterou dala dohromady věda pomocí testů připravenosti na vztah, atraktivity vzhledové i čichové a...

Vyšel seznam nejpoužívanějších hesel. Pokud tam najdete své, změňte ho

Uživatelé stále používají velmi jednoduchá hesla. Přitom platí, že pokud si ho snadno zapamatujete, je s největší...

Žena nemá ráda oblečení. Nudismus praktikuje všude, kde to je možné

Dvaatřicetiletá Molly Spocková z Los Angeles od mala nesnesla mít cokoli na kůži. V pubertě už začala chodit doma nahá...