Tomáš Ondráček z aReception provozující AI recepční nové generace v rozhovoru vysvětluje, jak se z interního experimentu v brněnském ARTINu stala inovace, která mění způsob, jakým firmy vítají své hosty. A ti často zůstávají v úžasu. „Třeba jedna z návštěvnic byla překvapená, že naše AI recepční opravdu dýchá,“ usmívá se Ondráček, podle kterého u „robotů“ simulují právě i takové přirozené lidské procesy kvůli větší autenticitě.
Co byl prvotní impulz k tomu, že jste se rozhodli vytvořit digitální recepci?
Myšlenka virtuální recepce je spojena s obdobím, kdy jsme pro naši mateřskou společnost ARTIN postavili novou kancelářskou budovu v Brně. Firemní kancelářské prostory jsou v ní situované až v prvním a druhém patře, zatímco recepce je v přízemí spolu s restaurací a dalšími veřejnými prostorami. Tehdy nám kolegové z backoffice týmu řekli, že tam nechtějí sedět odříznutí od zbytku firmy. A tak vznikla myšlenka, že na recepci umístíme jejich novou virtuální kolegyni. Nejdříve tedy fungovala pouze pro ARTIN, ale napadlo nás, že když nám tak hezky pomáhá v ARTINu, tak by stejnou technologii mohly využít i další firmy. Upravili jsme ji tedy na nový produkt a pojmenovali aReception.
Jak byste jednoduše popsal, co taková robotická recepce umí a jaké jsou její největší výhody.
V první řadě automatizuje běžné a rutinní činnosti na recepci. Jsou to typicky věci, které by vás po pár dnech práce na recepci začaly nudit, a přitom tvoří většinu pracovní náplně, jako přijímání návštěv, oznámení jejich příchodu navštívenému, proškolení a podpis BOZP, vydávání návštěvnických karet, sdělení provozních informací nebo navigace v rámci budovy či areálu. Výhodou naší AI recepční je, že je schopná s návštěvníky komunikovat tak, jak jsou zvyklí, a navíc vždy s úsměvem a dobrou náladou.
Vyzdvihujete, že společnosti vaší novinkou ušetří nemalé peníze, například za školení zaměstnanců na BOZP, tady to předpokládám zkrátka vyřeší softwarové nastavení? A jak moc náročné je takové proškolení „robota“?
Tady se nejedná o školení zaměstnanců, na to existuje řada systémů, které to dnes řeší. Jde především o školení návštěv. Tam už to tak systematicky pokryté není – někde dávají ústní školení, jinde vám předloží papírové instrukce k podpisu. Problematická pak bývá jejich evidence, digitalizace a třeba jen dohledání v případě, že se opravdu něco stane – to je černá můra každého firemního bezpečáka. Naše digitální recepční proškolí dotyčného návštěvníka jak slovně, tak dostane informace i v textové podobě a na konci stvrdí seznámení s BOZP svým podpisem přímo na dotykovém displeji. Podepsaný dokument se automaticky archivuje a je v systému připraven pro případ potřeby. Současně můžeme nastavit i delší platnost školení, takže častý návštěvník nemusí procházet školení při každém vstupu, ale třeba jen jednou za rok, podle toho, jak to vyžadují interní směrnice. Firma tím ušetří jednak čas pracovníků, kteří školení provádějí, jednak čas na jejich edukaci a zajištění trvalé kvality školení – třeba když vám někdo ze školitelů odejde a na jeho místo přijde nový.
Proč je digitální recepce vhodná právě pro průmyslové podniky a kancelářské komplexy?
Právě proto, že v kancelářských a průmyslových budovách a areálech je agenda návštěv na denním pořádku. Potřebujete, aby se návštěvy správně a rychle dostaly za navštívenou osobou a aby věděly, jak se mají v areálu chovat, aby se jim tam nic nestalo. Malé firmy mohou využít e-recepci tam, kde by díky malému počtu návštěv nebylo ekonomické mít živou obsluhu recepce. Velké ji zase využijí pro vykrytí špiček návštěvnosti nebo pro rozšíření pracovní doby recepce mimo hlavní čas. Často to bývá kombinace těchto důvodů. Navíc běží na platformě Android, což nám otevírá bohatou škálu zařízení, na kterých můžeme naše řešení provozovat od velkých kiosků až po malé tablety.
Chcete vidět, jak aReception funguje v kancelářských budovách v praxi? Podívejte se na přehled řešení pro kancelářské budovy a na dvě vybrané případové studie našich klientů Antal Business Centre a PFM Group – areál Purkyňovka.
Kde nás potkáte naživo – veletrhy a výstavy (podzim 2025):
- 7.–10. 10. 2025 — MSV (Brno, CZ)
- 15.–16. 10. 2025 — HRko (Ostrava, CZ)
- 13.–17. 10. 2025 — GITEX (Dubaj, UAE)
- 22.–24. 10. 2025 — IBPCON (BOZP) (Vysoké Tatry, SK)
- 17.–20. 11. 2025 — MEDICA (BVV) (Düsseldorf, DE)
- 25.–26. 11. 2025 — Konference BOZP (Praha, CZ)
Domluvte si krátké setkání/demo na vybraném veletrhu – rádi vám ukážeme aReception v provozu a probereme nasazení pro vaše prostory.
Jaké reakce zaznamenáváte od lidí, kteří se s digitální recepcí setkají poprvé?
Je to široká paleta reakcí od nedůvěry a opatrného klikání až po nadšení, kdy si návštěvník s recepční pak ještě popovídá a ptá se na všechno možné od informací o firmě až po předpověď počasí nebo menu v nedaleké restauraci. Každopádně ve firmách, kde e-recepci mají, už není typickým „icebreakrem“ otázka jaká byla cesta, ale hovor často začíná tím, že se návštěvník rozpovídá o zážitku z komunikace s elektronickou recepční.
Můžete popsat konkrétní situaci, kdy digitální recepce pomohla vyřešit nečekaný problém v běžném provozu?
Pro řešení nečekaných situací právě e-recepční moc určena není. Tam to typicky řeší tak, že předá řešení na živého kolegu. Jako například, když přišel pán a ptal se, kde máme hlavní uzávěr vody před budovou – to opravdu nevěděla. Ale musím přiznat, že jsme to nevěděli ani my a museli jsme chvíli hledat v plánech budovy.
Setkali jste se s obavami zaměstnanců, že je digitální recepce „nahradí“?
Samozřejmě. Dnes se každý druhý den v novinách dočtete, jak a ve kterých profesích nás AI už zítra nahradí. A když pak přijde do firmy naše digitální recepční, řekne si dotyčný: „Tak a už je to tady.“ Ale po chvíli většina pochopí, že AI recepční pomůže právě s těmi opakovanými a nudnými činnostmi a úkoly a jim zůstává čas na tu důležitější práci, ke které se kvůli té rutinní často nemohli dostat.
Vaši „robotičtí recepční“ dostávají také svá jména, například Kamila… Kdo je vymýšlí a je snahou digitálního průvodce tímto polidštit?
Jméno si typicky volí zákazník a často má vztah k místu nebo činnosti, kterou dělá. Například v Dětské nemocnici v Brně se naše asistentka pomáhající s navigací v rozsáhlém areálu jmenuje Florence podle zakladatelky moderního ošetřovatelství Florence Nightingalové. V kancelářské budově Bussiness Antal Center čeká na návštěvníky na recepci zase Kamila podle manželky Antala Staška, jehož jméno budova nese.
Jaké možnosti personalizace avatara a uživatelského rozhraní klienti mají?
Máme na výběr z více než 400 připravených avatarů, ale jsme schopni vytvořit i avatara na míru z fotografie nebo dokonce můžeme rozpohybovat firemního maskota. Už jsme tu měli třeba podobu Kosmase, profesora Karla Absolona nebo „paní Jeřábkovou“ pro Kraj Vysočina. Nezřídka to může být i více robotický vzhled, který vypadá moderně a rovnou dává najevo, že se nejedná o živého člověka, čímž současně řídí očekávání návštěvníka.
Co bylo při zavádění řešení v průmyslových areálech nejtěžší a naopak nejjednodušší? Našlo se i něco, co vás překvapilo?
Nejtěžší bývá to, že každý průmyslový areál je trošku jiný, procesy a postupy se zákazník od zákazníka liší. Naštěstí je součástí našeho řešení Low Code platforma, což si můžete představit jako „seskládání“ výsledného procesu z jednotlivých krabiček (bloků) propojených šipkami – takové grafické programování, kde se dá podchytit opravdu téměř cokoli. Zákazník ji má k dispozici a je na něm, zda si procesy doplní či upraví sám, s naší pomocí nebo jestli mu nechá přípravu čistě na nás. Tím, že je systém aReception otevřený není problém zaintegrovat a napojit ho na další systémy zákazníka – třeba v jedné firmě zjistíme z interního systému, zda je navštívený aktuálně v areálu a podle toho návštěvníka odbavíme. Každopádně velice rychle a jednoduše dokážeme nasadit scénáře obsluhy návštěv, volání, navigace nebo poskytování informací o firmě.
Vzpomenete si na nějakou zpětnou vazbu od zákazníka, která vás osobně potěšila nebo překvapila?
Zákazníci se ji dost často snaží při testování nachytat a dávají záludné otázky. Jsou pak často překvapení, že dostávají opravdu relevantní a fundované odpovědi. Pamatuji si, jak se jeden zákazník ptal na stále větší technické detaily jejich produktu a byl stále zaraženější, protože dostával správné odpovědi. Až v okamžiku, kdy e-recepční jeden z detailů nevěděla, tak se rozzářil, oddechl si a řekl: „To je dobře, tenhle parametr je tajný.“ Nebo když jedna ze zákaznic s virtuální recepční začala mluvit a překvapeně zvolala „Ona opravdu dýchá!“ – v rámci avatara totiž simulujeme i tyto přirozené pohyby.
Jak digitální recepce přispívá ke zvýšení bezpečnosti v průmyslových areálech?
Jednak zmíněným důkladným proškolením z BOZP ale také třeba při mimořádných situacích. V jednom z areálů připravujeme řešení, kde v případě mimořádné situace přijde všem návštěvníkům pohybujícím se v areálu na telefon SMS s instrukcemi, odkazem na evakuační plánek a místo seřadiště. Když dotyčný nereaguje a zprávu si nevyzvedne, tak mu zavoláme. A na seřadišti zase hezky evidujeme, kdo už je v bezpečí. A brzy chystáme i funkci, kdy virtuální recepční zkontroluje, zda má návštěvník předepsané ochranné pomůcky jako vestu, přilbu apod.
Jaké nové funkce a rozšíření plánujete do budoucna?
Kromě již zmíněné kontroly ochranných pomůcek a modulu pro mimořádné situace jde o kompletní správu, evidenci a odbavení návštěv včetně možnosti vyplnit formality předem ještě před příchodem na recepci. Díky tomu, že naše řešení běží na platformě Android, rychle rozšiřujeme paletu použitelného hardware a terminálů – od výdejníku přístupových karet, čtení dokladů, tisku samolepicích nebo klasických závěsných štítků, přes venkovní kiosky a tablety do mrazu a deště, až po průhledné nebo holografické futuristické terminály. To jsou záležitosti nejbližších týdnů a měsíců. V příštím roce se pak plánujeme více zaměřit na segmenty zdravotnictví a hotelnictví a také tzv. „selfcare“ verzi, kdy si zákazník řešení zprovozní sám – koupí si doporučený hardware, nainstaluje z PlayStore naši recepční, zaregistruje ji a nastaví a e-recepce může začít fungovat.
