Jak vůbec vznikl nápad digitalizovat recepci a vrátnici pomocí umělé inteligence a jaké jsou největší výhody?
Začalo to vlastně úplně nevinně – řešili jsme recepci v nové kancelářské budově ARTINu v Brně. Kolegyně z backoffice nechtěly sedět celé dny „odříznuté“ v přízemí, zatímco firma žije o patro výš. Tak vznikl nápad vytvořit virtuální recepční, která zvládne rutinní věci sama: evidenci návštěv, volání navštíveným osobám, školení BOZP, vydání karty nebo navigaci v budově. Když jsme viděli, že to funguje v kancelářích, bylo docela přirozené se podívat do průmyslových areálů a logistiky. Tam všechny tyhle procesy existují taky, jen jsou často ještě složitější – kamiony, vstupy do rizikových zón, přísná BOZP, vícejazyčné prostředí. A navíc fungují 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Přehled toho, jak AI terminál pomáhá průmyslovým podnikům, je k vidění i na našem webu na stránce Průmyslové areály – AI recepce a automatizace návštěv.
Jak firmy obvykle reagují, když poprvé vidí, že digitální recepční zvládne plnohodnotně nahradit člověka?
Typický průběh je: nejdřív mírná nedůvěra, potom testování, záludné dotazy – a nakonec úleva, že systém zvládne víc, než čekali. V průmyslu se často začíná větou: „Tohle je u nás moc specifické, to vám fungovat nebude.“ A když pak vidí, že AI recepční umí odbavit řidiče, přepnout jazyk, provést BOZP školení, nechat ho podepsat dokumenty a poslat ho ke správné rampě, atmosféra se rychle mění. Zajímavý moment často nastane, když si uvědomí, že digitální vrátnice dělá všechno pokaždé stejně – nic „neošidí“, na nic nezapomene, nezapomene návštěvníka proškolit jen proto, že je zrovna špička. To je ve světě BOZP a auditu velké plus.
Jsou nějaké překážky, které musí podniky zvládnout, když chtějí digitalizovat vrátnici?
Ano, typicky narážíme na tři oblasti: První je rozdíl mezi procesním ideálem na papíře a realitou v provozu. Mnoho firem má krásně popsané postupy, ale v praxi se zkracují, obcházejí nebo se různě improvizuje. Jakmile začnete proces automatizovat, musíte si ho opravdu pojmenovat, zpřesnit a dohodnout se, že ho takhle budete dodržovat. To bývá často nejtěžší část – ne technologie, ale shoda uvnitř firmy. Další oblastí je IT a kybernetická bezpečnost. Je potřeba napojit systém na interní aplikace, vyřešit požadavky na bezpečnost, ochranu osobních údajů a přístupy do sítí. Bez spolupráce s IT a firemními bezpečnostními specialisty se takový projekt neobejde. Dnes už to naštěstí nebývá nic exotického, ale chce to čas a dobrou přípravu. Jako třetí oblast bych jmenoval lidský faktor. Je přirozené, že se někteří lidé bojí, že je „nahradí robot“. Proto zdůrazňujeme, že cílem není poslat ostrahu domů, ale zbavit ji papírování, nekonečného zapisování do sešitů a pořád dokola opakovaných školení. Strážný se díky tomu může více věnovat skutečné bezpečnosti – pohybu v terénu, prevenci a reakcím na mimořádné situace.
Dá se říct, že umělá inteligence dnes zvyšuje bezpečnost na pracovištích – a nejen efektivitu?
Ano, určitě dá. A v průmyslových areálech je to u nás dokonce hlavní motiv – úspora je příjemný vedlejší efekt, ale primárně jde o bezpečnost. AI recepční zajišťuje, že se žádný návštěvník ani řidič nedostane dál bez relevantního BOZP školení a potvrzení. Průběžně také hlídá platnost školení – častý externí technik nemusí absolvovat školení pokaždé, zároveň se ale nestane, že by měl prošlé. Systém také pohlídá, že se bez předepsaných OOPP/PPE, jako jsou helma, vesta nebo brýle, nikdo nedostane do rizikové zóny. A v případě mimořádných situací umí návštěvníky automaticky informovat o změně režimu, evakuaci nebo jiných opatřeních. Místo aby se bezpečnost jen „předpokládala“ nebo řešila papírem v šanonu, má firma digitální systém, který na nic nezapomene a v reálném čase reaguje na to, co se v areálu děje.
Jak se liší požadavky průmyslových areálů na digitální recepci oproti kancelářím či nemocnicím?
V kancelářských budovách řešíme hlavně komfort návštěvníků, odbavení schůzek a nějakou tu administrativu kolem školení BOZP. V nemocnicích je to především navigace a orientace v často složitém areálu. Průmyslové a logistické areály jsou v tomto úplně jiná liga – tam je bezpečnost opravdu na prvním místě. Nejste jen u vstupu – zajímá vás i to, jak se lidé v areálu pohybují, jestli mají správnou výbavu a jestli vědí, co smí a nesmí. Zároveň pracujeme s jiným typem návštěvníků: externí technici, servisní firmy, brigádníci, řidiči kamionů z celé Evropy. Potřebujete, aby se dokázali sami obsloužit, rozuměli pokynům a prošli všemi povinnými kroky, aniž by u toho musel stát člověk. Další rozdíl je, že v průmyslových areálech často řešíme další návazné systémy – závory, turnikety, kamerové systémy, čtečky SPZ, rampy, váhy. Digitální vrátný se tak stává součástí širšího ekosystému, nejen „chytřejším tabletem na recepci“. A nakonec je tu i otázka prostředí a provozu – v nemocnici nebo kanceláři máte obvykle klima a stabilní teplotu, v areálu často stojí terminál venku, v mrazu, v dešti, v prašném prostředí, a musí jet klidně 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Tomu se musí přizpůsobit jak hardware, tak software, třeba robustnější konstrukcí nebo offline scénáři pro případ výpadku internetu.
Jak funguje automatizace BOZP školení a proč je důležité mít ji v různých jazycích?
V průmyslu a logistice je BOZP školení naprosto klíčová disciplína, ale zároveň je to často „bolest“ – školení se dělají různě, někde ústně, jinde papírově, evidence je roztříštěná a v případě incidentu nikdo přesně neví, kdo kdy co podepsal. Naše virtuální recepce ten proces zjednoduší a sjednotí. Návštěvník nebo řidič přijde k terminálu, zvolí jazyk, identifikuje se a systém mu přehraje školení v podobě, kterou si firma zvolí – může to být kombinace videa, textu, piktogramů a krátkého ověřovacího testu. Na konci člověk na dotykovém displeji elektronicky podepíše, že byl poučen, a celý dokument se automaticky uloží do archivu tak, aby byl v případě kontroly nebo nehody snadno dohledatelný. Ve videu „Potvrzení BOZP & vstupní karta“ je tento proces pěkně vidět krok za krokem – od školení až po elektronický podpis protokolu a vydání vstupní karty. Když někdo chodí často, nastavíme platnost školení například na rok, takže nemusí pokaždé absolvovat vše od začátku. Důraz na jazyky je u logistických a výrobních firem zásadní. Řidiči a montážní čety často přijíždějí z Ukrajiny, Rumunska, Srbska nebo dalších zemí. Pokud jim předložíte jen český text, který sotva přečtou, tak si jako firma moc nepomůžete – právně ani lidsky. My umožňujeme mít totéž školení v několika jazycích a návštěvník si vybere ten, kterému opravdu rozumí. Je to jak otázka bezpečnosti, tak i férovosti vůči těm lidem.
Jak systém rozpoznává, zda má návštěvník nebo řidič povinné OOPP, jako je helma nebo vesta?
Máme dvě základní cesty a firmy si volí podle toho, jak přísný režim potřebují. První je čistě procesní – automatická recepční se návštěvníka po absolvování BOZP opravdu explicitně zeptá, zda má nasazenou helmu, reflexní vestu, ochranné brýle a další povinné prvky. Pokud odpoví, že něco nemá, systém mu nedovolí pokračovat dál a nasměruje ho například na výdejnu OOPP nebo k obsluze vrátnice, kde si vybavení může vypůjčit. Druhá cesta, kterou postupně nasazujeme, využívá kameru a počítačové vidění. Kamera snímá postavu návštěvníka a AI model vyhodnocuje, jestli je na snímku vidět například helma nebo reflexní vesta. Pokud ne, systém opět upozorní a buď návštěvníka nepustí dál – neotevře turniket, nezvedne závoru – nebo vyrozumí živého vrátného. Důležité je, aby z digitální recepce nebyl pocit „policajta“, ale spíš parťáka, který připomene, že bez helmy to na rampu opravdu nejde. U návštěv firmy si ještě často můžete dovolit trochu tolerance, ale u externích dodavatelů nebo logistických řetězců je důslednost v PPE už dnes standardem.
Jak probíhá kontrola osobních dokladů a propojení s bezpečnostní službou?
V řadě areálů je požadavek, aby se návštěvníci identifikovali občanským průkazem nebo pasem. Elektronická recepční má k dispozici čtečku dokladů nebo kameru, která doklad naskenuje, a systém z něj vytěží potřebné údaje – typicky jméno a příjmení, číslo dokladu, případně zemi vydání. Tyto údaje se porovnají s pozvánkou, pokud je návštěva předem registrovaná, a zároveň se uloží do digitální knihy návštěv v souladu s GDPR. Samotný doklad ani jeho fotku trvale neuchováváme, pokud to firma výslovně nechce a nemá to právně podloženo. U bezpečnostních služeb pak dává velký smysl propojení tak, aby AI recepční fungovala jako první linie a živý vrátný jako druhá. Když se návštěvník z nějakého důvodu „zasekne“ – třeba nemá pozvánku, doklad je nečitelný, potřebuje speciální povolení – systém mu jedním kliknutím umožní spojit se s vrátnicí přes hlasový nebo videohovor. Vrátný tak nemusí být fyzicky u každého vstupu, ale má nad nimi dohled z jednoho místa. Zároveň má okamžitý přehled, kdo je před branou, jak se jmenuje a co řeší.
Jaké jsou reálné přínosy pro firmy z hlediska úspor a bezpečnosti?
Když to hodně zjednoduším, kombinujeme dvě věci: méně rutiny pro lidi a méně rizik pro firmu.
Z pohledu nákladů jde často o to, že digitální recepční dokáže převzít velkou část agendy, kterou dnes dělá obsluha vrátnice – zapisování návštěv, telefonování, školení BOZP, tisk a podpis dokumentů, navigaci po areálu. Neznamená to, že vrátnou nebo recepční vždy úplně „nahradíme“, ale často se podaří omezit počet směn, zkrátit přesčasy nebo pokrýt noční a víkendový provoz bez dalšího člověka. Návratnost investice se pak typicky pohybuje v řádu jednotek let, někdy i kratší. Druhý rozměr je bezpečnost a dodržování předpisů. Všechna školení a podpisy jsou zdokumentované, nikdy se vám „neztratí papír“, máte jasně dohledatelné, kdo, kdy a čím prošel. Když přijde audit nebo nedej bože řešíte incident, najdete vše na pár kliknutí. A díky kontrole OOPP i automatickému hlídání vstupů výrazně klesá riziko, že se někdo bude pohybovat ve výrobě bez helmy nebo v sandálech. Často slyším od bezpečáků, že je pro ně digitální vrátný vlastně takový „hlas svědomí“, který nezapomíná a má nekonečnou trpělivost.
Lze AI recepční propojit s podnikovými systémy, jako je SAP, Helios nebo K2?
Ano, bez integrace by to v průmyslu nedávalo úplný smysl. Naše řešení je postavené tak, aby se dalo poměrně snadno napojit na existující systémy – od velkých ERP typu SAP až po české systémy jako Helios nebo K2, případně specializované WMS a TMS. V praxi to znamená, že si elektronická recepční může „sáhnout“ do systému pro seznam očekávaných návštěv nebo příjezdů kamionů, předvyplnit údaje, urychlit odbavení, a naopak po ukončení návštěvy nebo nakládky poslat zpátky informaci o odjezdu. Stejně tak jej lze propojit s přístupovým systémem, aby generoval nebo aktivoval vstupní karty, a s docházkou, aby se externí pracovníci evidovali automaticky. Hodně nám v tom pomáhá naše low-code platforma – integraci si můžete představit jako skládání jednotlivých kroků a datových toků do konkrétního scénáře daného areálu.
Jaké typy firem již řešení používají a jaké výsledky zaznamenaly?
Nasazení máme v různých prostředích – od kancelářsko-průmyslových areálů, kde digitální recepce obsluhuje jak návštěvy kanceláří, tak servisní techniky do výroby, až po čistě logistická centra a výrobní závody. Typicky jde o firmy z automotive, strojírenství, potravinářství nebo velké logistické parky, kde se denně protočí desítky až stovky návštěv a kamionů. Zajímavým příkladem je implementace v IAC Group v Lozornu, kde AI recepce pomáhá automatizovat odbavení návštěv a šetřit náklady – detailně je to popsané v případové studii IAC Group na našem webu. Zpětná vazba se často točí kolem dvou věcí. Zaprvé, rychlost odbavení – řidiči oceňují, že se zorientují sami, v rodném jazyce, a nemusí čekat, až bude mít vrátný na vše čas. A zadruhé, přehlednost – bezpečnostní manažeři najednou vidí v jednom systému pohyb osob i vozidel, mají jasnou historii školení, mohou si filtrovat konkrétní typy návštěv nebo pracovišť. Každý zákazník by si jistě přál, aby při auditu BOZP reakce auditora byla ve smyslu: „Takhle by to mělo vypadat všude.“ A pak jsou drobné lidské momenty – třeba když se bývalá „paní vrátná“ stane spíš koordinátorkou bezpečnosti, protože se už nemusí tolik věnovat papírům a telefonům a má čas dělat to, co ji ve skutečnosti baví a firmě dává větší hodnotu.
Jaké jsou plány pro další rozvoj technologie aReception.ai v oblasti průmyslu a logistiky?
V nejbližší době se soustředíme na dvě velká témata. Prvním je ještě lepší podpora mimořádných situací. Tedy scénáře, kdy v případě havárie nebo evakuace systém automaticky informuje návštěvníky a řidiče v areálu, pošle jim pokyny na telefon, ukáže evakuační plány a pomůže evidovat, kdo už je v bezpečí. Druhým tématem je pak rozvoj modulů pro řízení vjezdu a pohybu kamionů. Jde o propojení na rezervační systémy časových slotů, inteligentní přesměrování řidiče na správnou rampu podle aktuální situace, lepší hlasovou navigaci v různých jazycích. Technologicky dál rozvíjíme kamerovou kontrolu OOPP, aby byla spolehlivější a lépe se přizpůsobovala různým typům areálů. A zároveň pracujeme na tom, aby si základní verzi digitálního vrátného dokázala menší firma zprovoznit prakticky sama – koupí doporučený kiosk, nainstaluje naši aplikaci, nakonfiguruje scénáře a může během krátké doby začít automatizovat vstupní procesy. V dlouhodobějším horizontu pak vidím velký potenciál v tom, že AI bude schopná nad daty z areálu lépe odhalovat rizikové situace a navrhovat zlepšení – třeba upozornit, že se určité typy návštěv často pohybují v zónách, kam nemají mít přístup, nebo že někde opakovaně vznikají fronty kamionů a hrozí logistické komplikace.
