Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00 – KOMERČNÍ SDĚLENÍ
I v dnešní digitální době plní papírové archivy svou důležitou úlohu. Firmy a další organizace mají stále zákonnou povinnost své písemnost archivovat. Pojďme se podívat, jak mít ve svém archivu přehled a jak zařídit, aby vám v kanceláři nezabíral tolik drahocenného místa.

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění | foto: archiv Esselte

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Dnes už se klasické papírové archivy zdají jako přežitek. Všechny důležité dokumenty přece máme i v počítači a ještě zálohované na externím disku. Správně organizovaný papírový archiv ale může být vaší konkurenční výhodou.

Drafty versus finální dokumenty

Na digitální a papírový archiv se kladou rozdílné požadavky. Každý z nás běžně vytvoří více polotovarů, než se dopracuje k výsledné podobě dokumentu. Všechny tyto drafty si přitom průběžně ukládáme v počítači pro pozdější dobu, kdy nám mohou posloužit pro podobný text.

Oproti tomu do klasického archivu patří jen finální dokumenty. Aby v archivu panoval pořádek a každá písemnost se našla co nejdříve, je důležité, aby ho měl na starost jen jeden nebo dva lidé. Když s archivem pracují všichni zaměstnanci, zavládne chaos.

Požadavky na archiv a jeho obsluhu se mění také s velikostí společnosti. Výrobní firma s miliardovým obratem potřebuje jiný archiv než třeba menší reklamní agentura. Zatímco v druhém případě se o archiv zvládne postarat asistentka během několika minut pracovní doby, v případě velké firmy jde o plný úvazek pro minimálně jednu osobu.

Užitečnými pomocníky jsou pořadače

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Žádný papírový archiv by se neobešel bez pořadačů neboli šanonů. Vyrábějí se v různých barvách, které si archivář může rozdělit třeba na faktury vydané a faktury dodané, jednotlivé klienty, informace o zaměstnancích a podobně. Na výběr je z mnoha barev, například v nabídce společnosti ACTIVA najdete až 18 barev různých typů šanonů.

Důležitý je také pořádek v každém jednotlivém pořadači. Dokumenty by měl archivář zakládat do šanonu průběžně, aby bylo vše k dohledání – od smlouvy přes její dodatky až k fakturám. To vše v kvalitních zakládacích obalech.

Nezapomínejte také na každoroční inventuru dokumentů. Obvykle se provádí na začátku roku, kdy archivář připravuje šanony pro nadcházející rok a starší a klíčové dokumenty trvale ukládá do archivační krabice. Díky takové péči pak vzniká archiv, v němž není potřeba nic dlouze hledat. Zkrátka do něj stačí jen sáhnout a vzít si potřebnou listinu.

Firmy mohou mít pro papírové archivy vlastní systém

Nabídka současných archivačních zařízení umožňuje řadu věcí a vyhoví i některým zvláštním přáním. Existují například firmy, které mají vlastní systém uspořádání šanonů a místo barevného rozlišení preferují třeba římské číslice, případně mají vlastní korporátní design. Stejně tak existují speciální „prezentační pořadače“, které společnost rozdává na akcích pro veřejnost, novináře či obchodní partnery.

Užitečným prvkem může být třeba také bezpečnostní zámek Rado, který zabraňuje samovolnému otevírání šanonů. Díky němu se vám tak už důležité dokumenty nikdy nerozsypou na chodbě.

Vybavte si archiv

Pokud začínáte budovat vlastní archiv či se chystáte vnést řád do chaosu, který měli v archivu vaši předchůdci, můžete si archivační potřeby vybrat a nakoupit v e-shopu společnosti ACTIVA. V jeho nabídce najdete řešení na míru všem vašim požadavkům.

S výběrem archivačních potřeb vám pomůže i nákupní rádce na obchod.activa.cz.

Autor:

Hlavní zprávy

Nejčtenější

Bývalý profesionální cyklista to roztáčí ve světě elektrokol

Jakub Danačík na horském elektrokole MTF MOUNT 7.0.

Startoval v řadě velkých cyklistických závodů po celém světě, doma se stal v roce 2007 mistrem republiky v silničním...

Mountfield rozjíždí prodej elektrokol

Jízdu po zpevněných cestách si nádherně užijete na trekingovém či krosovém...

Společnost Mountfield zahájila ve čtvrtek 29. listopadu ve všech svých prodejnách v České republice, na Slovensku...

Televizní svět čekají změny. Připravte se včas s O2 TV

Televizní světě čekají změny. Připravte se včas s O2 TV.

Svět technologií se neustále vyvíjí. Už v únoru 2021 totiž svůj oblíbený seriál, film nebo diskuzní pořad nenaladí ti,...

OLED: nejvyšší kvalita televizního zobrazení

OLED – nejvyšší kvalita televizního zobrazení

Ploché televizory, tak jak je známe dnes, vstoupily na trh zhruba v polovině poslední dekády minulého století, kdy...

Češi chtějí místo zlatého prasátka raději vánočního medvěda.

Češi opouštějí od zlatého prasátka, místo něho očekávají vánočního medvěda

Zlaté prasátko je spojeno s půstem a vánoční medvěd z e-shopu GRIZLY.cz přináší tolik dobrůtek, že by to člověk určitě...

Další z rubriky

Na plynové armatury od společnosti ARMAGAS se můžete spolehnout

Pro kvalitní plynové armatury se obraťte na specialisty

Při výběru plynových armatur věnujte pozornost především vysoké kvalitě a spolehlivosti. Jde tu o lidské životy....

V koupelně začínáte a končíte svůj den. Proto je potřeba o ní pečovat.

Jana Vocetková

Ke každému klientovi přistupuje jako k jedinečné osobnosti, která má své představy a své potřeby. Na tom je založena...

Terasa U Zlaté studně se stala vítězem ankety Grand Restaurant 2019

Terasa U Zlaté studně se stala vítězem ankety Grand Restaurant 2019

V moderních prostorách showroomu Mercedes Forum Praha na Chodově se ve čtvrtek 29. listopadu uskutečnilo vyhlášení TOP...

Najdete na iDNES.cz