Klávesové zkratky na tomto webu - základní­
Přeskočit hlavičku portálu

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00
I v dnešní digitální době plní papírové archivy svou důležitou úlohu. Firmy a další organizace mají stále zákonnou povinnost své písemnost archivovat. Pojďme se podívat, jak mít ve svém archivu přehled a jak zařídit, aby vám v kanceláři nezabíral tolik drahocenného místa.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění | foto: archiv Esselte

Dnes už se klasické papírové archivy zdají jako přežitek. Všechny důležité dokumenty přece máme i v počítači a ještě zálohované na externím disku. Správně organizovaný papírový archiv ale může být vaší konkurenční výhodou.

Drafty versus finální dokumenty

Na digitální a papírový archiv se kladou rozdílné požadavky. Každý z nás běžně vytvoří více polotovarů, než se dopracuje k výsledné podobě dokumentu. Všechny tyto drafty si přitom průběžně ukládáme v počítači pro pozdější dobu, kdy nám mohou posloužit pro podobný text.

Oproti tomu do klasického archivu patří jen finální dokumenty. Aby v archivu panoval pořádek a každá písemnost se našla co nejdříve, je důležité, aby ho měl na starost jen jeden nebo dva lidé. Když s archivem pracují všichni zaměstnanci, zavládne chaos.

Požadavky na archiv a jeho obsluhu se mění také s velikostí společnosti. Výrobní firma s miliardovým obratem potřebuje jiný archiv než třeba menší reklamní agentura. Zatímco v druhém případě se o archiv zvládne postarat asistentka během několika minut pracovní doby, v případě velké firmy jde o plný úvazek pro minimálně jednu osobu.

Užitečnými pomocníky jsou pořadače

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Klasické papírové archivy stále ještě nacházejí své uplatnění

Žádný papírový archiv by se neobešel bez pořadačů neboli šanonů. Vyrábějí se v různých barvách, které si archivář může rozdělit třeba na faktury vydané a faktury dodané, jednotlivé klienty, informace o zaměstnancích a podobně. Na výběr je z mnoha barev, například v nabídce společnosti ACTIVA najdete až 18 barev různých typů šanonů.

Důležitý je také pořádek v každém jednotlivém pořadači. Dokumenty by měl archivář zakládat do šanonu průběžně, aby bylo vše k dohledání – od smlouvy přes její dodatky až k fakturám. To vše v kvalitních zakládacích obalech.

Nezapomínejte také na každoroční inventuru dokumentů. Obvykle se provádí na začátku roku, kdy archivář připravuje šanony pro nadcházející rok a starší a klíčové dokumenty trvale ukládá do archivační krabice. Díky takové péči pak vzniká archiv, v němž není potřeba nic dlouze hledat. Zkrátka do něj stačí jen sáhnout a vzít si potřebnou listinu.

Firmy mohou mít pro papírové archivy vlastní systém

Nabídka současných archivačních zařízení umožňuje řadu věcí a vyhoví i některým zvláštním přáním. Existují například firmy, které mají vlastní systém uspořádání šanonů a místo barevného rozlišení preferují třeba římské číslice, případně mají vlastní korporátní design. Stejně tak existují speciální „prezentační pořadače“, které společnost rozdává na akcích pro veřejnost, novináře či obchodní partnery.

Užitečným prvkem může být třeba také bezpečnostní zámek Rado, který zabraňuje samovolnému otevírání šanonů. Díky němu se vám tak už důležité dokumenty nikdy nerozsypou na chodbě.

Vybavte si archiv

Pokud začínáte budovat vlastní archiv či se chystáte vnést řád do chaosu, který měli v archivu vaši předchůdci, můžete si archivační potřeby vybrat a nakoupit v e-shopu společnosti ACTIVA. V jeho nabídce najdete řešení na míru všem vašim požadavkům.

S výběrem archivačních potřeb vám pomůže i nákupní rádce na obchod.activa.cz.

Autor:
Témata: počítač, rada

Komerční sdělení

Komerční sdělení je placená služba portálu zprávy.iDNES.cz, která měsíčně osloví 650 000 uživatelů. Další informace najdete ZDE

Hlavní zprávy

Další z rubriky

Program Erasmus slaví 30 let.
Program Erasmus slaví 30 let

V roce 2017 slaví Evropa 30 let existence programu Erasmus. Zahraniční studijní pobyt absolvovalo tehdy na evropské úrovni 3 244 studentů. Česká republika se...  celý článek

Skákat pro zdravé srdce dorazilo přes pět stovek žáků.
Na akci Skákat pro zdravé srdce dorazilo přes pět stovek žáků

I za nepříznivého počasí dorazilo na akci Skákejme pro zdravé srdce, kterou pořádal v pondělí 25. září 2017 na Kostelním náměstí v Ústí nad Labem Nadační fond...  celý článek

Prezident 21 spustil interaktivního Volebního rádce.
Prezident 21 spustil interaktivního Volebního rádce

Potvrzení prezidentští kandidáti si na stránkách www.prezident21.cz nově sami upravují své profily, komunikují se svými voliči a odpovídají pravidelně na...  celý článek

Grafton Recruitment Praha
Technik lakovny 25 000 - 30 000 Kč/měs

Grafton Recruitment Praha
Plzeňský kraj
nabízený plat: 25 000 - 30 000 Kč

Najdete na iDNES.cz

mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.