Jak se vyvarovat zbytečných kolapsů při pořádání eventu

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00 – KOMERČNÍ SDĚLENÍ
Dostali jste v práci za úkol uspořádat firemní akci? Připravte se, že budete pod drobnohledem až do okamžiku, kdy se s vámi rozloučí její poslední účastník. Pokud je pořádání eventů vaším denním chlebem, jistě nám dáte za pravdu.

Jak se vyvarovat zbytečných kolapsů při pořádání eventu | foto: konfi.cz

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Každý detail může hrát obrovskou roli ve spokojenosti aktérů, hostů či kolegů. Ať už v pozitivním či negativním smyslu. Platí to jak pro malé firemní akce, tak pro velké konference. Pojďme se podívat na základy, na kterých postavíte skvělý event jakéhokoliv ražení.

Ve správný čas na správném místě

Váš event začnete pravděpodobně plánovat s kalendářem v ruce. Správný výběr termínu má výrazný vliv na úspěch celé akce. Nejvíce eventů se koná od října do května s malou přestávkou o vánočních svátcích. O prázdninách se toho naopak moc neděje. Dá se říct, že je to univerzální princip, který platí, ať už pořádáte konferenci, školení či jinou akci pro veřejnost, nebo jakýkoliv druh setkání pro uzavřenou společnost kolegů, obchodních partnerů či zákazníků. 

„Sezónnost doporučujeme respektovat. Zaprvé, velká část vhodných místností se nachází v hotelových zařízeních, které jsou od června do září obsazeny turisty. Zadruhé, pokud potřebujete sezvat svůj tým v jeden den na jedno místo, půjde to lépe, pokud nebudete muset brát v potaz termíny dovolených vašich kolegů,“ uvádí Jan Balogh, manažer Konfi.cz, portálu, který se zabývá krátkodobým pronájmem komerčních prostor. V nabídce má přes tisícovku prověřených místností vhodných pro uspořádání větších či menších akcí.

Při výběru lokality dbejte na kvalitní dopravní dostupnost. Někdy je lepší udělat event v blízkosti sjezdu z dálnice než v zapadlém horském hotelu na konci světa. Může se ale stát, že bude praktické uspořádat teambuilding v ubytovacím zařízení, které leží uprostřed ničeho. 

Pak ale vřele doporučujeme upozornit na to účastníky předem a určit v týmu člověka, který jim bude v době příjezdů k dispozici minimálně na telefonu. Pokud event pořádáte v centru většího města, není na škodu mít přehled o dostupnosti místa pomocí veřejné dopravy. Účastníci jistě ocení, když lokalitu najdou snadno a bez komplikací, zvlášť ti méně dochvilní.

Ujasněte si počet účastníků

Na začátku zvažte, jak velkou kapacitu místnosti budete potřebovat. Podle předpokládaného počtu účastníků lépe zacílíte svou poptávku. Nikoho nepřekvapí, že největší nabídka prostor různých velikostí se nachází v Praze, následuje Brno s Ostravou, pak další krajská města. Velmi dobré podmínky najdete také v našich nejznámějších lázeňských městech, které disponují širokou nabídkou hotelů vybavených vhodnými místnostmi – Karlovy Vary jdou v tomto příkladem. 

„Nabídka je v Česku pestrá. Pronajmout lze prostory standardní i designové, jejichž součástí je třeba soukromá galerie umění. Hodit se mohou pro obchodní schůzku s významným partnerem. Umíme zajistit i sál pro konferenci pro tisíc lidí, do kterého je možné dostat nadměrný náklad velikosti autobusu,“ dodává Jan Balogh.

Zamyslete se, jaké potřebujete zázemí a techniku

Když už máte základní rysy eventu vymyšlené, doporučujeme zaměřit pozornost na vybavení a zázemí místností připadajících v úvahu. Pokud pořádáte přednášku či konferenci pro stovky účastníků, bude se vám kromě sálu samotného hodit lobby, kde hostesky zajistí registraci účastníků nebo kde uspořádáte coffee break. 

V dosahu hlavního sálu oceníte vy i pozvaní řečníci jednu menší místnost jako zázemí pro techniku či jako šatnu. Obvykle platí, že větší hotely a konferenční zařízení toto budou nabízet ve svém standardu, u menších subjektů je dobré vše pečlivě prověřit.

Jak se vyvarovat zbytečných kolapsů při pořádání eventu

Co byste měli zkontrolovat nehledě na to, kolik hostů čekáte? Rozhodně techniku dostupnou na místě. Je jedním z faktorů, který při svém kolapsu totálně rozhodí veškeré plány. Plátno a projektor je v dnešní době základ. U velkých a prestižních událostí je nezbytné mít jeden projektor záložní. U akcí nad padesát účastníků se vyplatí zjistit kvalita ozvučení. V místnostech s horší akustikou bude vhodné ozvučit i menší akci. 

Rovněž wi-fi dnes najdete všude. Zkontrolujte kvalitu jejího signálu. Pokud si vaši vytížení kolegové budou chtít o přestávce vyřídit pracovní záležitosti, kvalitní připojení přijde vhod. U větších akcí bývá klasikou situace, kdy poddimenzovaná wi-fi vypoví službu pod náporem desítek připojených telefonů. Snažte se toho vyvarovat. Doporučujeme nicméně zajistit extra připojení pro pořadatele. Pokud prezentujete on-line materiály, napojte notebook přes kabel. Ušetří vám to zbytečné nervy.

Neutopte se, delegujte

Příprava eventu vyžaduje velké úsilí a mnoho hodin práce. Náročná bude i organizace akce v den D, kdy se vše rozjede na plné obrátky. Podcenění náročnosti je jednou z nejčastějších chyb. Proto radíme: delegujte. Nemáte-li k dispozici tým lidí, rozhlédněte se alespoň po kvalitních službách, které vám ušetří desítky hodin práce. 

Zprostředkování vhodných prostor pro váš event patří mezi ně. Využitím této služby odpadne zdlouhavé pátrání, obesílání provozovatelů, porovnávání různě postavených nabídek a vyjednávání. Portál Konfi.cz nabízí místnosti po celé republice. Nabídky jsou zpracovány ve stejném formátu a lehce se porovnávají. Operátorům Konfi.cz pomocí formuláře pošlete svůj výběr, případně připojíte dotazy. Ti připraví poptávku, zkontaktují provozovatele a dojednají detaily. Výsledek vám pošlou k odsouhlasení zpět zpravidla do druhého dne. Vám už pak stačí jen napsat OK.

Rada poslední: láska prochází žaludkem

Jak již bylo řečeno, místnosti pro pořádání eventů od malých jednání po velké konference bývají součástí hotelových zařízení. Díky tomu si nemusíte většinou lámat hlavu s cateringem nebo s ubytováním hostů, pokud plánujete událost vícedenní. U nehotelových zařízení si zpravidla nepohoršíte – drtivá většina jich dokáže catering zajistit a ubytování doporučit prostřednictvím partnerských firem. Je dobré se na to ale předem zeptat. 

Říká se, že láska prochází žaludkem. A tedy i my na závěr doporučujeme: kvalitu a výběr občerstvení rozhodně nepodceňujte. Nezapomínejte na vegetariány nebo lidi s intolerancí na lepek. Mnohdy může být tento zdánlivý detail jednou z podstatných věcí, která se účastníkům vryje do paměti.

Nejčtenější

Co muže více potěší nežli lahev nejoceňovanější whisky na světě?

Co muže více potěší nežli lahev nejoceňovanější whisky na světě?

Nejedna žena před Vánocemi přemýšlí, čím by potěšila svůj mužský protějšek. Přeci jenom – rozzářené mužské oči u...

Češi na internetu riskují a ztrácejí kontrolu nad svými online daty

Češi na internetu riskují a ztrácejí kontrolu nad svými online daty

Češi si na internetu se svými údaji počínají neopatrně, zjistili odborníci z Kaspersky Lab. Navíc skoro třetina rodičů...

Tato zima bude bez propadlých kanálů a výmolů

Tato zima bude bez propadlých kanálů a výmolů

Firma POKLOPSYSTEM s.r.o. přináší dobrou zprávu pro řidiče. V letošní zimě nemusí nikde být výmoly a propadlé nebo...

Jak na nejlepší řízky

Jak na nejlepší řízky

Štědrý den je den, kdy vrcholí všechny přípravy vánočních svátků. Dárky jsou koupené, zabalené, výzdoba je hotová,...

Skutečně dokonalé domácí kino už není utopie

Skutečně dokonalé domácí kino už není utopie

Sledování televize je pro většinu Čechů jedním z hlavních způsobů relaxace, a o Vánocích to platí dvojnásob. Jak...

Další z rubriky

Hodinářství Koscom rozšiřuje své portfolio rostoucí legendou

Hodinářství Koscom rozšiřuje své portfolio rostoucí legendou

Cesta k vrcholu a kýženému respektu není jednoduchá. Značce Carl F. Bucherer, která je nově dostupná v hodinářství...

Podnikání se sociálním přesahem není charita

Podnikání se sociálním přesahem není charita!

V České republice již více než 200 podniků ukazuje, že se dá podnikat, vydělávat peníze a zároveň v regionu pomáhat jak...

Jak na nejlepší řízky

Jak na nejlepší řízky

Štědrý den je den, kdy vrcholí všechny přípravy vánočních svátků. Dárky jsou koupené, zabalené, výzdoba je hotová,...

Najdete na iDNES.cz