ESTA nestačí
Často se setkáváme s nesprávným posouzením plánovaných činností pracovníků ve vztahu ke správnému typu víza. Klienti někdy předpokládají, že zaměstnanec může vykonávat určité činnosti na základě elektronické autorizace – například ESTA v USA nebo ETA ve Velké Británii. Specializované činnosti jako fyzická instalace zařízení, vedení montáže nebo pravidelný dohled nad činností místního týmu vyžadují zcela jiný typ víza. Následkem může být například odmítnutí vstupu nebo komplikace při kontrole místních úřadů.
Když projekt spěchá, ale víza nestíhají
Je nutné počítat s tím, že čas zabere nejen analýza výběru vhodného víza, ale také kompletace podkladů včetně součinnosti se zapojenými subjekty. Roli hraje i dostupnost termínů pro podání žádosti, délka schvalovací lhůty a aktuální vytíženost příslušného velvyslanectví.
Smluvní neprovázanost
Úzkým místem může být i neprovázání smlouvy a vízových požadavků. Například plánovaná délka projektu nekoresponduje s možnou platností požadovaného víza. Stejně problematická je i samotná formulace smlouvy: pokud popis činností není v souladu s dokumenty předkládanými úřadům, může to celý proces významně zkomplikovat. Konzulární úředníci totiž ověřují informace přímo ze smluvní dokumentace.
Stěžejní je proto důkladně propracovaná dokumentace pro každého jednotlivce zapojeného do projektu, zaměstnanců, OSVČ i subdodavatelů. U rozsáhlých projektů často figuruje větší množství provázaných subjektů a osoba zajišťující vízovou agendu musí tyto vztahy detailně znát a správně promítnout do podkladů pro úřady.
Roli hraje i místní legislativa
Důležité jsou také požadavky na jednotlivé pracovníky a na klienta v cílové zemi. Některé státy vyžadují zdravotní prohlídky či minimální dobu zaměstnání pracovníka, jinde je nutné, aby byl zahraniční klient registrován v systému umožňujícím přijímat pracovníky ze zahraničí.
Jak těmto situacím předcházet?
Dobrou praxí je zahrnout vízovou analýzu už do předkontraktační fáze. Ověřit, jaké aktivity budou pracovníci vykonávat, jaký typ víza je pro danou zemi vhodný a jak dlouho má projekt trvat. Následně sladit smluvní termíny s vydáním a platností víz a zahájit proces ideálně dva až tři měsíce před plánovanou realizací.
Zapojení specialisty na víza může společnosti ušetřit značné náklady i čas. Dokáže včas vyhodnotit rizika, zvolit správný postup, sladit dokumenty a předejít chybám, které mohou výrazně navýšit náklady projektu.
Mgr. Chiara Havlíčková, právník VIZEX, vízová kancelář s.r.o.
Správně připravená víza nejsou detail. Jsou jedním ze stavebních pilířů úspěšného zahraničního projektu.
