Každý den se na nás valí spousta dokumentů. A podle pořekadla „co je psáno, to je dáno“ roste i potřeba vše schvalovat, podepsat a zadokumentovat, uložit. V účtárně se hromadí šanony faktur, důležité dokumenty mají zaměstnanci ve svých zásuvkách, dokumenty k podpisu leží různě na stolech.
Zamyslete se nad tím, jak důležitým pracovním nástrojem jsou dokumenty. Nestojí náhodou na nich podnikání každé firmy? Nebo se snad obejdete bez smluv, objednávek, faktur, dodacích listů a dalších klíčových dokumentů? Pravděpodobně ne, ale proč být zavalen papíry.
A jak se tedy těch papírů zbavit?
- Každý papír, který se dostane k vám do firmy, převedete do elektronické podoby.
- Všechny nové dokumenty vytvoříte a uložíte jen v elektronické podobě.
- Nastavíte elektronické procesy a elektronické podpisy.
- Archivujete elektronicky, dle legislativních pravidel.
- Elektronické dokumenty máte rychle k dispozici a snadno si zobrazíte jejich auditní stopu.
Když se rozhodnete, že se papírů zbavíte, co dál, jaké máte možnosti?
Můžete nastoupit na dlouhou cestu hledání, schůzek s dodavateli, výběrových řízení, analytických schůzek a zdlouhavé implementace. Než bude systém v produkci, rok je pryč. A navíc musíte investovat nejen do implementace, ale také do pořízení potřebného hardware a licencí software. Pokud zrovna nezpracováváte tisíce dokumentů měsíčně, může být přínos takové investice diskutabilní. A nezapomínejte, že se o celý systém bude muset někdo starat, udržovat ho a obnovovat, a to také něco stojí.
Nebo si můžete zvolit podstatně rychlejší cestu a vše pořídit jako službu.
Zprovoznění takových služeb se pohybuje v řádu jednotek až desítek dní. To vám poskytuje flexibilitu s možností rychle reagovat na aktuální potřeby firmy.
Chcete kancelář bez papírů? Hned a bez implementace?
Obrazně řešeno „otočíte vypínačem“ a všechny hlavní služby jsou připravené k používání.
- Digitalizace a vytěžení u dodavatele služby
- Úložiště dokumentů dle vašich potřeb
- Předpřipravené elektronické procesy
- Webové rozhraní pro uživatele – žádná instalace programů na stanice, rychlé zaškolení a snadná obsluha.
- Přístup z mobilních zařízení
- Dlouhodobá archivace v tzv. Důvěryhodném archivu splňujícím legislativní požadavky
Potřebujete více, zapnete více. Potřebujete méně, část anebo vše vypnete. Platíte jen za to, co aktuálně využíváte. Otevíráte pobočku, zapnete další uživatele. Potřebujete vyřešit další agendu např. správu ISO dokumentace? Prostředí pro nasazení nové agendy máte k dispozici.
Tak přemýšlejte, kdy bude ta Vaše kancelář bezpapírová. Za rok? Nebo za týden, třeba právě se Sabris?
