Klávesové zkratky na tomto webu - základní­
Přeskočit hlavičku portálu

Workflow a elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00
Řízení procesů ve firmě či na úřadě je bezesporu komplikované. Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy - ERP, konkrétně nástroj, zvaný Workflow. Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení všech částí schvalovacího procesu.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Workflow a elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny - tzv. řízená dokumentace - nebo pouze archivovat aktuální verzi - tzv. neřízená dokumentace.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k "faktuře došlé" vytvořené v  informačním systému.

Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow  - nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Workflow a elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Jak se s workflow pracuje?

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například Helios, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu "ano - ne", "schváleno-neschváleno" - tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = "schváleno").

Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník" - Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si "rozklikne" určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne "schváleno". Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly "projít rukama" více lidí ve firmě.

Jaké možnosti nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?

S workflow můžeme řešit libovolné procesy schvalování, například schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii - podle organizační struktury.

Workflow skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo e-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

Workflow ani informační systémy však nejsou "samospasitelné". Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti.

Pokud vás všechny tyto možnosti zaujaly, můžete se dozvědět více o konkrétní nabídce v systémech HELIOS z dílny společnosti Asseco Solutions prostřednictvím kontaktů na www.helios.eu.

Autor
Hana Janišová

Autor:


Hlavní zprávy

Najdete na iDNES.cz

mobilní verze
© 1999–2016 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je součástí koncernu AGROFERT ovládaného Ing. Andrejem Babišem.