Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Praktický pohled na automatizaci procesů

Komerční sdělení   0:01aktualizováno  0:01
V oblasti řízení je procesní pohled na organizaci, její aktivity a její okolí beze sporu velmi praktický. Umožňuje chápat souvislosti, oddělit důležité od podružného a pomůže manažerovi vypořádat se i s velmi komplexním prostředím. Jsou-li procesy automatizovány, lze sbírat a vyhodnocovat data o jejich efektivitě a optimalizovat je. Teprve automatizace a optimalizace procesů otevírají cestu k růstu.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Praktický pohled na automatizaci procesů. | foto: Neit Consulting

V článku se podíváme na některé praktické aspekty těchto aktivit – proč automatizovat a jak se do toho pustit. Na závěr se podíváme, jaké procesy jsou mezi našimi zákazníky nejpopulárnější.

Proč automatizovat? To je otázka, kterou budete muset mnohokrát v jejích různých podobách vysvětlovat svým spolupracovníkům, abyste získali jejich podporu. A podpora klíčových pracovníků je v každé organizaci důležitá při jakékoliv změně. Pokud s procesy začínáte, bude to změna zásadní. Proto je potřeba si odpověď velmi pečlivě rozmyslet předem. Musí být přesná a cílit na konkrétní problémy a jejich řešení ve vaší organizaci. Inspiraci můžete čerpat v těchto třech typických oblastech.

První oblast: garance správného postupu

  • Hlídání návaznosti kroků. Podívejte se na svou organizaci a její činnosti pohledem nového zaměstnance. Necháte-li ho bez pomoci metodou pokus-omyl prozkoumat, jak se správně postupuje ve všech pracovních situacích, bude tato fáze seznamování bolestivá a poměrně dlouhá. Jen o málo lepší je postavit ho před knihovnu dokumentů a směrnic. I za předpokladu, že taková dokumentace existuje a je aktuální a srozumitelná, věřte, že to nebude mít lehké. Dobré školení zapracování výrazně usnadní a zkrátí. Ale nejlepší je, pokud prostě zajistíte, že v době, kdy je to potřeba, provede vaše zaměstnance správným postupem systém, který navíc zajistí, že vše proběhne podle poslední chválené verze postupu.
  • Hlídání dodržování termínů a lhůt. Termíny a lhůty bývají různé. Některé vám stanoví váš nadřízený, některé si stanoví organizace plošně třeba směrnicí a některé jsou nařízené třeba legislativou. Speciálně poslední skupina mívá vlastnost, že k dodržování jsme motivováni, často třeba pokutou. Z pohledu zaměstnance je dobré mít jasný přehled o všech svých úkolech a jejich termínech. Vždy je lepší nezapomínat a termíny dodržovat. Kolegové vás budou mít raději. Z pohledu manažera je zase dobré mít co nejdříve informaci, že nějaký dílčí termín je v ohrožení – lze bez dalšího prodlení reagovat a minimalizovat škody. Automatizace procesů zajistí, že všechny definované termíny za vás hlídá systém.
  • Dokumentace postupu každého případu. Občas se stává, že se něco nepovede. Pokud máte k dispozici pro každý případ úplnou dokumentaci se záznamy kdo, kdy a co udělal, máte možnost identifikovat, kde je příčina problému a přijmout opatření, která mu napříště zabrání. Vycházíte z objektivních dat, a nikoliv subjektivních střípků informací získaných ad-hoc při odhalování „viníka“. Jasné auditní záznamy se vám mohou hodit i v situaci, kdy prostě došlo k nečekané události a vy musíte prokázat, že jste v rámci prevence udělali vše pro to, aby bylo riziko této situace na přijatelné úrovni. Dobrým příkladem je dnes často skloňovaná problematika GDPR – ochrana osobních dat nově upravená evropskou legislativou.

Druhá oblast: podklady pro optimalizaci

  • Statistiky na míru v různém členění. Pokud nejste schopni vaše aktivity měřit, tak je nejste schopni ani efektivně řídit. Tečka. Tohle platí tím více, čím jsou vaše aktivity složitější. Měření je nejlepší provádět průběžně a nejlépe automaticky. Nezapomínejte, že správný smysl a odpověď na vaše otázky vám dají ukazatele, ke kterým máte zaznamenán i jejich kontext a můžete efektivně využít nástroje pro multidimenzionální datovou analýzu.
  • Možnost měření délky trvání. Mezi všemi ukazateli jsou ty časové zpravidla nejdůležitější. S délkou operace zpravidla rostou náklady na její provedení, zrychlení odezvy vám může přinést konkurenční výhodu, dodržení lhůty vás zbaví rizika pokuty. Měřte každou elementární aktivitu v procesu – budete mít možnost identifikovat úzké místo a zaměřit se na jeho vylepšení.
  • Specializované reporty. Chce po vás váš obchodní partner, regulátor nebo třeba nadřízený pravidelně dodávat dostatečně šílený komplexní přehled, který prostě neumí vaše stávající informační systémy včetně datového skladu? Musíte si data sami extrahovat, kombinovat a ručně zpracovávat a stojí vás to hodně času? Zamyslete se, zda by nepomohlo proces, který běží přes více systémů a organizačních jednotek, automatizovat tak, aby se data sbírala na úrovni tohoto procesu a report pak bylo možné generovat.

Třetí oblast: informace na jednom místě

  • Napříč celou organizací. Informace a znalosti jsou dnes zpravidla to nejcennější, co máte. Bývají rozesety po různých informačních systémech, e-mailech, projektových knihovnách a třeba také po papírových šanonech, po různých odděleních a lidech. Pokud se kdokoliv oprávněný dostane k požadované informaci snáze a rychleji, bude ve své práci efektivnější. Pro některé úlohy vám pomůže datový sklad, pro pořádek v dokumentech DMS. Komplexní přístup vám zajistí sběr informací na úrovni procesů. Důležitá data si proces přímo zapamatuje a na ostatní vám poskytne odkaz, doplní kontext na související procesy a spoustu dalších užitečných informací.
  • Žádný průzkum e-mailových schránek. Už jste někdy se svými deseti spolupracovníky koordinovali po dobu dvou měsíců tvorbu a připomínkování smlouvy pomocí e-mailů? Nebo lovili v e-mailové schránce, kdo před dvěma roky schválil změnu projektu? Je-li odpověď ano, dobrá zpráva pro vás je, že to lze i jinak. Zamyslete se, jak by se to mělo dělat správně a nadefinujte si proces, který vás každým případem systematicky provede. Může být stručný o několika aktivitách nebo komplexní, může být flexibilní nebo trvat na pravidlech. Záleží jen na vás.
  • Žádné ztracené papírové schvalovací košilky. I v době intenzivní digitalizace přežívají některé relikty z dob minulých – papírové schvalovací košilky jsou dobrý příklad. Osvědčily se pro svou spolehlivost. Pokud je ale dokážete nahradit něčím, co je minimálně stejně spolehlivé, nemusíte osobně obíhat s košilkou celou firmu a shánět podpisy a vyjádření, ale košilka obíhá elektronicky za vás a sama. A nedá-li váš nadřízený jinak, tak mu ji na závěr můžete vytisknout a přiložit třeba k té smlouvě, kterou má podepsat. A kdyby se ztratila, tak i opakovaně. Pro auditory máte k dispozici detailní auditní záznamy o každém dílčím schválení.

Pokud máte jasno, jakým směrem se chcete ubírat a jak přesně vypadá váš cíl, musíte se rozhodnout, jakým způsobem ho dosáhnete. Možných cest je jistě řada. Z naší praxe uvádíme tři tipy, které určitě vezměte v úvahu při plánování vašeho projektu.

Tip první: s nohama na zemi

  • Mega projekt = mega odpor. Stanovte si reálné cíle. Složitost projektu roste s počtem úloh, procesů, zainteresovaných lidí nebo například s počtem integrovaných informačních systémů. S velikostí projektu také roste jeho cena a složitost ekonomické kalkulace pro jeho zdůvodnění. Složitý projekt se nejen mnohem hůře prosazuje, ale také je mnohem náročnější na realizaci.
  • Krátký (inkrementální) projekt = rychlé vítězství. Řešte jednotlivé procesy nebo skupiny procesů jednotlivě. Bude to rychlé a vaši spokojení kolegové vám pomohou s prosazením dalších oblastí, které budete chtít vyřešit. Z našich projektů také plyne, že uživatelé, kteří již mají praktické zkušenosti s fungováním jednoho procesu, jsou výrazně efektivnější při definici a nasazování procesů dalších.
  • Smysluplně řešit problémy. Zaměřte se na místo, které je aktuálně nejvíce problematické nebo vaší organizace může přinést největší užitek. Tam bude výsledný efekt největší, a to objektivně ocení i vaši kolegové. Rozhodně nedoporučuji začít měnit něco, co v zásadě funguje a ostatní jsou s tím spokojení – tím si jen zvyšujete laťku do výšin, které zpravidla nelze zdolat.

Tip druhý: operativně a flexibilně

  • Procesy (upravené) na míru. Pokud si vybíráte technické řešení pro automatizaci procesů, dobře si prověřte, že budete mít k dispozici všechnu potřebnou funkcionalitu pro všechny oblasti, které by bylo vhodné vyřešit. Základem je vždy systém uživatelů, uživatelsky definovaných rolí, organizační struktury a na ně navazující definice šablon procesů. Nezapomeňte na dostatečně robustní a zároveň flexibilní systém přístupových oprávnění. Ověřte si, že budete mít ke každému případu k dispozici všechny informace, dokumenty a auditní záznamy. I když budete vycházet z nějakého již předpřipraveného procesu, vždy si ho upravte na míru vaší společnosti!
  • Nezávislost na programátorech. Ze zkušeností našich zákazníků velmi doporučuji zvolit si takové řešení, které nevyžaduje programování. Klikat myší a nastavovat parametry pomocí formulářů je mnohem rychlejší a bezpečnější cesta k cíli, než pro každou změnu podnikat s týmem programátorů kolečko specifikace – vývoj – testování – oprava chyb.
  • Workflow ve vlastních rukou. Svět se neustále mění, mění se vaše organizace, mění se její okolí. Vaše procesy se musí umět měnit také! A to rychle. Najděte někoho vhodného a dejte mu prostor, ať se naučí konfigurovat vaše definice procesu. Většinu změn si pak budete moci provádět sami a interně. Externího dodavatele využijete jen při složitějších požadavcích.

Tip třetí: chytře

  • Využití vedlejších efektů. Než se pustíte do implementace, podívejte se, zda vám nový automatizovaný proces nepomůže vyřešit nějaký jiný problém. Například už budete mít data na reporty, které jinak musíte tvořit ručně. Možná poskytnete vašim zákazníkům nadstandardní informace o jejich zakázce, po čemž už dva roky touží obchodní ředitel. Získáte tím další spojence na cestě prosazení a realizace vašeho projektu.
  • Vynaložte malé úsilí pro velký přínos. Vždy platí pravidlo, že za 20% nákladů lze pořídit 80% procent požadované funkcionality. Zamyslete se, zda vaši uživatelé opravu potřebují růžový blikající formulář nebo je nezbytně nutné automatizovat proces, který se spustí jednou za rok. Najděte tu správnou hranici – stojí to za to!
  • Využití stávajícího know-how. I v organizacích, které neaplikují procesní řízení, už procesy fungují – mají své zvyklosti a postupy. Najděte správné lidi, kteří mají tuhle znalost, a využijte jejich zkušenosti jako základ definice procesu. Zpravidla se vyvarujete slepých cest a zkrátíte si svoji cestu k cíli.

Předchozí řádky měly za cíl vás inspirovat k zamyšlení a k jinému – procesnímu – pohledu na vaši organizaci. Je jedno, zda je malá, velká, mezinárodní holding nebo řešíte jen jedno její oddělení. Říkají to příběhy našich zákazníků. Pomohli jsme jim s desítkami typů procesů.

Mezi ty, které nejčastěji řešíme, patří žádanky/nákupní objednávky a životní cyklus smluvních dokumentů. Vždy jsem si myslel, že ten první je zpravidla součást ERP systému a ten druhý nějakého DMS. Mýlil jsem se – reálné potřeby reálných organizací často překračují možnosti jejich informačních systémů, a tak je vhodné je doplnit a integrovat do reálného procesu.

Praktický pohled na automatizaci procesů.

Hlavní zprávy

Další z rubriky

Studium MBA se v Česku těší stále větší oblibě. Proč?
Studium MBA se v Česku těší stále větší oblibě. Proč?

Jakým vzděláním si prošli ti, kteří za jméno připojují zkratku MBA? A proč jsou MBA školy čím dál tím oblíbenější? Titul MBA pochází z anglického Master of...  celý článek

E-shopů je hodně. Víte, jak obstát v konkurenci?
E-shopů je hodně. Víte, jak obstát v konkurenci?

Každý měsíc u nás vzniknou desítky e-shopů a také jich desítky zaniknou. Inspirovaly vás příběhy iDNES.cz o Pavlu Tesaříkovi, který stojí za fenoménem...  celý článek

TATRA představila limitovanou edici vozů TATRA PHOENIX Euro 6 PRÄSIDENT....
TATRA představila limitovanou edici vozů TATRA PHOENIX Euro6 PRÄSIDENT

Rok 2017 je pro společnost TATRA TRUCKS výjimečný. Připomíná si 120 let od výroby prvního automobilu se spalovacím motorem v Kopřivnici.   celý článek

Akční letáky
Akční letáky

Prohlédněte si akční letáky všech obchodů hezky na jednom místě!

Najdete na iDNES.cz

mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.