Klávesové zkratky na tomto webu - základní­
Přeskočit hlavičku portálu

Co je Document Management System, čemu pomůže a proč jej používat?

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00
Pojem Document Management System je stále častěji skloňován. Správa elektronických dokumentů je v době digitální komunikace jedním z nejdůležitějších prvků efektivní práce každé firmy včetně úřadů a státní správy. Organizace si problémy s oběhem dokumentů uvědomují a chtějí nepřehlednou situaci řešit.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

ISO Řízená dokumentace pomocí Document Management System | foto: Onlio

Nejčastější situace před nasazením Document Management System

  • Papírové dokumenty obíhají neřízeně firmou nebo jsou uložené v šanonech, ale nikdo neví, kde se přesně nachází.
  • Elektronické dokumenty v emailu se obvykle ukládají v Outlooku, ale při jejich hledání hádáte, kdo nebo kdy je posílal či s jakým předmětem.
  • Elektronické dokumenty jsou nekontrolovaně skladovány na discích počítačů uživatelů nebo někde na serveru ve sdílených složkách, kdokoliv je může číst, měnit a klidně je i smazat.
  • V jiném případě jsou například vystavované faktury pouze v účetnictví, do kterého má přístup pouze účetní. Počítač nemá zálohován a občas se nějaká faktura nebo jiný doklad ztratí.
  • Když hledáte dokument po delší době, a předem víte, že nemusíte najít nic.
  • Ani nezačnete hledat, ale začnete již jednou vykonanou práci neefektivně dělat znovu, s vědomím, že kde se práce s dokumenty neřídí, nelze často ani nic nalézt.
  • Energii pro účelnou práci mrháte na hledání nebo na opětovné vytváření toho, co nemůžete najít.
  • Činnost firmy či úřadu je často narušena nedohledáním dokumentů, obvykle opakovaným. Počet takových případů roste s počtem zaměstnanců či poboček.

Jaká je správná cesta?

Zařazování dokumentů do Document Management System trvá jen pár sekund a týká se například i vystavovaných faktur. Všechny dokumenty jsou přiřazovány k příslušným projektům, úkolům, zakázkám, postupům, metodikám apod., přičemž údaje o jejich vytvoření, autorovi apod. jsou generovány automaticky díky Document Management System.

Papírové dokumenty ve firmě je třeba převést do Document Management System například podle daných oblastí (vnitrofiremní dokumenty, dokumenty od jiných firem a ostatní papírové dokumenty bez elektronického protějšku přijaté do firmy).

Elektronické dokumenty vytvořené ve firmě stejně jako dokumenty přijaté emailem nebo donesené na přenosných pamětích by měly být po příchodu do firmy také zařazeny do Document Management System.

Dokumenty ano, ale "jen" elektronicky

Jsou-li dokumenty v elektronické podobě, lze vytvořit soubor interních procesů, který umožní od základů změnit a zefektivnit práci všech zaměstnanců pomocí Document Management System s podporou workflow.

Síla Document Management System spočívá v tom, že lze kdykoliv vyhledat libovolný dokument, který byl kdy ve firmě vytvořen, můžete snadno najít všechny dokumenty související s daným procesem, projektem nebo úkolem. Snadno zjistíte kdo a kdy pracoval na libovolném dokumentu. Document Management System umožňuje spolupráci na tvorbě dokumentů a podporuje týmovou práci.

Document Management System je napojen na systém ukládání dat a přináší jistotu, že se už neztratí žádný dokument a o žádná data nepřijdete. A to ani po dlouhé době.

Alfresco - nástěnka uživatele

Co je a co přináší Document Management System?

Jde o modulární systém obsahující řadu součástí podle potřeb firmy. Například podporu workflow pro řízení podnikových procesů, systém pro podporou implementace norem ISO, případně systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu.

Nedílnou součástí a jádrem Document Management System je přímá návaznost na řešení pro ukládání, zálohování a archivování všech dat. Velkou výhodou je fulltextové vyhledávání ve všech ukládaných dokumentech.

Alfresco Document Management System

Alfresco DMS je hlavní Open Source alternativou Document Management System s licencí Community Edition za 0,- Kč, u Enterprise Edition je placená podpora. Alfresco aplikuje Open Source model a využívá dostupných technologií při zachování velmi nízkých nákladů na pořízení a vlastnictví. Více informací najdete na www.onlio.com.

Hlavní důvody pro Alfresco Document Management System

  • Snížením nákladů díky Open Source se službou garantované podpory jsou počáteční investice nízké a celkové náklady spojené s vlastnictvím jsou výhodné.
  • Snadné používání s připravenými scénáři nasazení a technologií pro rychlý vývoj zákaznických částí přinášejí možnost rychlého dodání a okamžité přínosy Vašemu podnikání. S nižší pracností je nižší i cena implementace. Uživatelské prostředí je optimalizováno pro intuitivní používání.
  • Přizpůsobivost a podpora standardů umožňuje migraci bez omezení způsobených formáty nebo protokoly.
Schvalovani_FA

Výhody implementace Alfresco Document Management System

  • Podpora zavedení certifikace ISO a přezkumu dokumentů například dle norem ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 27001 s řízením dokumentů pomocí pracovních postupů.
  • Díky podpoře workflow včetně řízení oprávnění a možnosti nasazení různých workflow pro jednotlivá oddělení pomocí plného propojení s modulárním produktem eDoCat společnosti Onlio / www.edocat.cz.
  • Fulltextové vyhledávání, podpora náhledů, detailní řízení oprávnění, automatické vyčítání metadat z ukládaných dokumentů, automatické kategorizace vstupních dokumentů a verzování jednotlivých dokumentů jsou standardem.
  • Alfresco DMS podporuje různé typy dat například dokumenty MS Office, OpenOffice, PDF, obrázky (například naskenované faktury, obrazové přílohy, mapové podklady apod.) i videa, případně audio záznamy.
  • Podpora běžných procesů (připomínkování a schvalování dokumentů), zvýšení efektivity práce zaměstnanců a snížení nákladů u některých procesů. Řízený přesun do archivu a evidence všech změn.
  • Uživatelské rozhraní s intuitivním ovládáním, kde se pracuje jako ve všeobecně známém souborovém systému se snadnou obsluhou, co pomáhá přijetí koncovými uživateli.
  • Reference Alfresco: NASA, Airbus, KLM, Toyota, Michelin, Total, T-Mobile CZ, Cisco a mnoho dalších.

Autor: Štěpán Martínek, Konzultant Onlio

Autor:


Témata: OpenOffice

Hlavní zprávy

Najdete na iDNES.cz

mobilní verze
© 1999–2016 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je součástí koncernu AGROFERT ovládaného Ing. Andrejem Babišem.