Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Komerční sdělení   7:00aktualizováno  7:00
Automatizaci některých postupů ve firmě dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který bývá součástí podnikových informačních systémů.

Komerční sdělení

Toto jsou komerční sdělení. iDNES.cz neovlivňuje jejich obsah a není jejich autorem. Více

Komerční sdělení je speciální inzertní formát. Umožňuje inzerentům oslovit čtenáře na ploše větší, než je klasický banner, hodí se tedy například ve chvíli, kdy je potřeba popsat vlastnosti nového produktu, představit společnost nebo ukázat více fotografií.

Aby bylo na první pohled odlišitelné od redakčních textů, obsahuje jasné označení „Komerční sdělení“ v záhlaví článku.

Pro komerční sdělení platí podobná pravidla jako pro další formy inzerce na iDNES.cz. Nesmí tedy být v rozporu s dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, nesmí porušovat práva třetích osob a poškozovat něčí dobrou pověst. Na rozdíl od bannerové reklamy je z komerčních sdělení vyloučena politická inzerce.

Komerční sdělení, jejich titulky a tvrzení v nich obsažená nesmějí být lživá a klamavá.

Ceník komerčních sdělení včetně kontaktů na obchodní oddělení najdete zde.

Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii | foto: Informační systémy HELIOS

Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru. 

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem apod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace - nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.

Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k "faktuře došlé" vytvořené v  informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow  - nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si "rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne "schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly "projít rukama“ více lidí ve firmě.

Jaké možnosti nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí? Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.

Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo E-mailem.

Workflow ani informační systémy však nejsou "samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy.

Mgr. Ivana Birtová, vedoucí servisního oddělení HELIOS Green, Asseco Solutions, a.s.

Autor:

Najdete na iDNES.cz

mobilní verze
© 1999–2016 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je součástí koncernu AGROFERT ovládaného Ing. Andrejem Babišem.